Zeiterfassungssysteme für Unternehmen
Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass Arbeitnehmende die gesamte Arbeitszeit täglich erfassen. Wir klären über die aktuelle gesetzliche Lage auf, stellen Ihnen Zeiterfassungssysteme vor und erklären, für wen sich welches System eignet.
Was ist Zeiterfassung?
Bei der Zeiterfassung dokumentieren Arbeitnehmende täglich ihre Arbeitszeiten. Dazu gehören Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Pausenzeiten. Dem Unternehmen liegt dadurch eine transparente Übersicht aller geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeitenden vor. Nicht immer ist eindeutig, was zur Arbeitszeit zählt und was nicht. Einige Fälle, wie Umkleide- und Wegezeiten, müssen individuell betrachtet werden.
Büro, Homeoffice, Außendienst: So finden Sie unkompliziert den passenden Zeiterfassungs-Dienstleister
Es ist nicht einfach einen Zeiterfassungs-Anbieter zu finden, der auf die unterschiedlichen Bedürfnisse in puncto Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist. Zu groß ist der Anbieter-Dschungel, zu intransparent die Angebote. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft bei der Auswahl eines Anbieters für Ihre individuellen Anforderungen: Sie beschreiben Ihren Bedarf, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote.
AngebotsvergleichWelche Möglichkeiten gibt es zur Arbeitszeiterfassung?
Die Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung sind vielfältig. Derzeit gibt es keine gesetzlich festgelegten Vorschriften, in welcher Form sie erbracht werden muss. Somit kann Arbeitszeitdokumentation analog, mechanisch oder digital erfolgen.
Zeiterfassungssysteme: Diese Tools gibt es
Zeiterfassungssysteme gibt es in unterschiedlichsten Ausführungen. Durch die große Auswahl kann jedes Unternehmen das passende Tool finden. Während beispielsweise für Produktionsfirmen wie Autohersteller stationäre Zeiterfassungsterminals besonders praktisch sind, benötigen Handwerksbetriebe mit Kundenaufträgen und Notdiensten eine Zeiterfassungs-App für unterwegs. Onlineagenturen hingegen, in denen auch im Homeoffice gearbeitet wird, arbeiten besser mit einer Software, von der die Belegschaft vom PC aus zugreifen kann.
Gängige Möglichkeiten der Zeiterfassung samt Vor- und Nachteilen zeigen wir Ihnen hier auf. Außerdem geben wir Ihnen eine Einschätzung, für welche Unternehmen sie am besten geeignet sind.
Stundenzettel/ Zeiterfassung in Papierform
Solange es kein neues Gesetz gibt, ist die Zeiterfassung per Stundenzettel oder handschriftlich erlaubt.
Vorteile
- simple Handhabung
- kein technisches Know-how nötig
- geringe Kosten
Nachteile
- hoher Papierverbrauch = schlecht für die Umwelt
- hohe Fehleranfälligkeit
- verlustanfällig
- hoher Arbeitsaufwand für Personalabteilung
- Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden nicht einfach möglich
Geeignet für: kleine Unternehmen mit bis zu zehn Personen, die den analogen Aufwand bewältigen und organisieren können.
Excel-Tabelle
Die Excel-Tabelle wird gerne in Kleinbetrieben und von Selbstständigen genutzt. Die Tabelle kann mit mathematischen Formeln versehen werden, sodass Arbeitszeiten und auch Urlaubstage automatisch berechnet werden können. Bei Bedarf kann die Tabelle angepasst werden.
Vorteile
- einfache Handhabung
- Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden ist einfach möglich
- Stundenzettel-Vorlagen verfügbar
- geringe Nutzungsgebühren für Lizenzen
Nachteile
- Fehleranfällig durch falsche Excelformeln
- Manipulierbar: Daten können überschrieben werden
- keine Kontrollmöglichkeit durch Vorgesetzte
Geeignet für: Unternehmen, die Excel nur als Mittel zum Zweck sehen und zeitnah auf ein professionelles Zeiterfassungssystem umstellen möchten.
Stech- oder Stempeluhr
Bei der klassischen Stempeluhr erhalten die Mitarbeitenden beispielsweise eine Karte, mit der sie sich aktiv an einem Stempelautomaten zu Arbeitsbeginn ein- und zum Arbeitsende wieder ausstempeln müssen.
Vorteile
- simple Handhabung
- kein technisches Know-how nötig
- hohe Fälschungssicherheit
Nachteile
- die analog erfassten Arbeitszeiten auf der Karte müssen ausgewertet werden, was zeitintensiv und fehleranfällig ist
- Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden nicht einfach möglich
- eignet sich nur für die Zeiterfassung am Firmenstandort, da die Mitarbeitenden mit der Karte zum Stempelautomaten müssen
- verlustanfällig
Geeignet für: KMU, die bereit sind, den analogen Aufwand auf sich zu nehmen und standortbezogen arbeiten.
Digitale Stechuhr
Das Pendant zur klassischen Stechuhr ist die digitale Stechuhr, auch Kiosksystem genannt. Wie bei der klassischen Stechuhr steht am Eingang des Unternehmens ein Zeiterfassungsterminal. Statt sich mit einer Karte analog einzustempeln, registrieren sich die Angestellten je nach System beispielsweise mittels RFID-Chip, Fingerabdruck, PIN oder speziellen Karten. Alle Daten werden sofort digital gespeichert.
Vorteile
- einfache Handhabung
- digitale Erfassung der Daten
- wenig Aufwand für HR
- Fehleranfälligkeit geht gegen null
- Arbeitszeiten können vom Arbeitnehmer jederzeit eingesehen werden
- Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden einfach möglich
Nachteile
- eignet sich nur für die Arbeit am Firmenstandort, da die Mitarbeitenden mit der Karte zum Stempelautomaten müssen
- hohe Anschaffungskosten für Hardware, Software, Chips & Co.
- RFID-Transponder und Karten können verloren gehen
- neue Programmierung bei Technologien wie Fingerabdruck
Geeignet für: Unternehmen aller Größen, die standortbezogen arbeiten, wie beispielsweise Produktionsbetriebe, Gastronomien, Krankenhäuser und Einzelhandel
Zeiterfassung per Software und in der Cloud
Zahlreiche Anbieter haben Software und Apps entwickelt, die die digitale Zeiterfassung von überall aus möglich machen. Arbeitnehmende im Homeoffice können ihre Arbeits- und Pausenzeiten einfach in das System eintragen. Angestellte im Bereitschafts- oder Außendienst können bequem die mobile Zeiterfassung nutzen und ihre Arbeitszeit auf dem Diensthandy eintragen.
Vorteile
- einfache Handhabung
- digitale Erfassung der Daten
- wenig Aufwand für HR
- Arbeitszeiten können vom Arbeitnehmer jederzeit eingesehen werden
- Software bietet häufig weitere Funktionen
- mobiles Arbeiten möglich
- Berechnung von Urlaubstagen und Überstunden einfach möglich
Nachteile
- Arbeitgeber müssen ein Endgerät zur Installation zur Verfügung stellen
- bei Nutzung der privaten Geräte muss die Einhaltung der DSGVO gewährleistet werden
- Datenverlust und Systemausfall möglich
Geeignet für: kleine Betriebe, KMU und große Konzerne. Die Handhabung ist leicht, in der Regel sind weitere Zusatzfunktionen integriert und durch die Fülle der Anbieter findet sich für jeden Betrieb die richtige Software.
In drei Schritten zum passenden Anbieter für Zeiterfassung!
Die Suche nach einem Zeiterfassungs-Anbieter, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, kann langwierig und nervenaufreibend sein. Doch das muss nicht sein! So sparen Sie sich Ihre Nerven:
- Sie beschreiben Ihre Anforderungen
- Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
- Sie erhalten vergleichbare Angebote
Vorteile der Zeiterfassung
Trotz der bestehenden Pflicht zur Zeiterfassung dokumentieren laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom aus 2023 nur 59 Prozent der befragten Unternehmen die Arbeitszeiten. 28 Prozent wollten im Befragungsjahr damit beginnen. Auch wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eine Umstellung bedeutet, bietet sie einige Vorteile und nicht nur bürokratischen Aufwand.
Vorteile für Arbeitnehmer
- Fairness: Jede Überstunde wird erfasst, kann abgebaut oder ausgezahlt werden. So lässt sich verhindern, dass besonders fleißige oder überlastete Beschäftigte zu viel arbeiten oder sich anderen Kollegen gegenüber benachteiligt fühlen.
- Transparenz: Neben Überstunden werden auch Minusstunden dokumentiert und zeitnah nachgearbeitet.
- Planbarkeit: Fehlzeiten wie Arzttermine können besser eingeplant werden.
- Schutz: Gerade bei flexiblen Arbeitszeiten oder auf Dienstreisen können sich schnell Überstunden ansammeln, die nun transparent erfasst werden.
Vorteile für Arbeitgeber
- Rechtskonformität: Sie stehen rechtlich auf der sicheren Seite, wenn Sie ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen und die Belegschaft verpflichten, es zu nutzen.
- Einsatzplanung: Mit der Zeiterfassung haben Sie die Kapazitäten der Belegschaft im Blick und wissen, wer entlastet werden muss und wer Aufgaben übernehmen kann.
- Lohnbuchabrechnung: Ist die Zeiterfassung digitalisiert, lassen sich Überstunden und Arbeitszeiten dank moderner Technik einfacher abrechnen.
Checkliste: So finden Sie das passende Zeiterfassungssystem
Welches Zeiterfassungssystem ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet? Ein stationäres Terminal mit RFID-Chip oder Fingerabdruck oder doch besser eine Software, die sowohl unterwegs als auch im Homeoffice genutzt werden kann? Unsere Checkliste hilft, den Bedarf für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
- Zeiterfassungstool: Welche Hardware und Software wird zur Arbeitszeiterfassung benötigt? Wo ist die Belegschaft im Einsatz? Im Homeoffice? Im Betrieb? Im Außendienst? Wie soll die Belegschaft die Arbeitszeit erfassen?
- On premise oder Cloud: Können Sie im Unternehmen Server und Speicherkapazitäten für eine Software bereitstellen? Oder möchten Sie ein Zeiterfassungssystem lieber als Abomodell in der Cloud buchen?
- Terminal: Falls Sie sich für die Terminal-Variante entscheiden: Wie viele Eingänge gibt es, an denen Terminals positioniert werden müssen? Wie viele RFID-Transponder benötigen Sie bzw. wie soll die Belegschaft die Arbeitszeiten registrieren?
- Bedarfsanalyse: Welche Funktionen benötigen Sie? Geht es Ihnen um die reine Zeiterfassung oder benötigen Sie darüber hinaus weitere Funktionen? Branchentypische Software bietet beispielsweise oftmals auch die Erstellung von Schichtplänen oder Projektzeiterfassung an.
- Anbieteranalyse: Auf dem Markt gibt es Dutzende Anbieter für Zeiterfassungssysteme. Hier hilft nur ein Vergleich anhand der Kriterien, die Sie in den ersten vier Schritten festgelegt haben. Suchen Sie sich fünf Anbieter raus, die am besten zu Ihrem Bedarf passen und gehen Sie in die nächste Phase.
- Kostenlose Testphasen nutzen: In der Regel können Sie - zumindest bei Zeiterfassungssoftware - die Produkte der Anbieter bis zu zwei Wochen kostenlos testen. Nutzen Sie diese Phase und testen Sie alle Funktionen auf Herz und Nieren. Nur so erfahren Sie, ob das System den Ansprüchen Ihres Arbeitsalltages genügt.
- Kauf und Implementierung: Ist die Entscheidung gefallen, wählen Sie das System, das am besten zu Ihrem Bedarf passt. Je nachdem wie umfangreich das System ist oder ob Sie Hilfe wünschen, wird die Implementierung von einem Fachmann vorgenommen und die Belegschaft geschult.
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