Elektronische Personalakte: Von Papierbergen zu digitalen Lösungen
Die Zeit der papierbasierten Prozesse ist vorbei. Mit der Einführung einer digitalen Personalakte revolutionieren Sie Ihre HR-Prozesse und schaffen Raum für das, was wirklich zählt: die Menschen in Ihrem Unternehmen.
Warum der Wechsel zur digitalen Personalakte unverzichtbar ist
Ihr Schreibtisch ist überladen mit Aktenordnern, und jedes Mal, wenn Sie ein Mitarbeiterdokument benötigen, beginnt die mühsame Suche. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor, wird es Zeit, etwas zu ändern. Denn: In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Traditionelle, papierbasierte Personalakten sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und schwer zu verwalten. Digitale Personalakten bieten die Lösung:
Was gehört in eine digitale Personalakte?
Eine elektronische Personalakte bildet das zentrale Element moderner HR-Verwaltung. Sie umfasst alle relevanten Dokumente und Informationen, die traditionell in Papierform aufbewahrt wurden:
Grundlegende Personaldokumente
- Bewerbungsunterlagen und Lebenslauf
- Arbeitsvertrag und Vertragsänderungen
- Personalfragebogen und Stammdaten
- Qualifikationsnachweise und Zeugnisse
- Steuerliche Informationen, wie Steuer-ID und Steuerklasse
- Sozialversicherungsdaten
Laufende HR-Prozesse
- Gehaltsberechnungen und -entwicklung
- Arbeitszeitnachweise und Urlaubsanträge
- Beurteilungen und Feedbackgespräche
- Weiterbildungsmaßnahmen und Zertifikate
- Krankmeldungen und andere Abwesenheiten
- Korrespondenz mit dem Mitarbeitenden
Führungsrelevante Dokumente
- Zielvereinbarungen
- Entwicklungspläne
- Beförderungen und Positionswechsel
- Abmahnungen und Ermahnungen (mit besonders strenger Zugriffsregelung)
Elektronische Personalakte: Anbieter finden
Profitieren Sie in nur wenigen Klicks von mehr Effizienz, Ressourceneinsparungen & Datensicherheit:
- Formular ausfüllen
- Anforderungen spezifizieren
- Passende Angebote erhalten
Der Weg zur digitalen Personalakte: Ein Leitfaden
Der Übergang von Papier zu Digital mag herausfordernd wirken, doch mit einer klaren Strategie und Planung wird er zum Erfolg:
Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse
Im ersten Schritt analysieren Sie Ihren Ist-Zustand. Das heißt: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Personalakten und HR-Prozesse und identifizieren Sie Optimierungspotenziale. Folgende Fragen helfen Ihnen dabei: Welche Dokumente werden aktuell in welcher Form aufbewahrt? Welche HR-Prozesse sollen digitalisiert werden? Wer benötigt welche Zugriffsrechte auf die Personalakten? Welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
Auswahl der passenden Software
Im nächsten Schritt geht es darum, ein passendes System für Ihren individuellen Bedarf zu finden. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Unternehmensgröße, benötigte Funktionen, Integrationsanforderungen mit bestehenden Systemen und Budget.
Implementierung und Schulung
Nach der Systemauswahl folgt die Integration in Ihre bestehenden Prozesse. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung eines Strukturkonzepts, die Digitalisierung bestehender Papierunterlagen, die Definition von Metadaten für einfaches Wiederfinden sowie die Einrichtung von Berechtigungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden darüber hinaus im Umgang mit dem neuen System, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Mit welchen Kosten Sie rechnen müssen
Die Kosten für eine digitale Personalakte variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße. Kleinere Lösungen sind bereits ab etwa 5-10 Euro / Mitarbeitendem / Monat erhältlich, während umfassende HR-Management-Systeme bei 15-25 Euro / Mitarbeitendem / Monat liegen können. Hinzu kommen in der Regel einmalige Kosten für die Implementierung, Datenübernahme und Schulungen. Ein unverbindlicher Angebotsvergleich hilft Ihnen, die für Ihr Budget passende Lösung zu finden.
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