Dokumentenvernichtung: So geht’s richtig
Sensible Dokumente müssen Sie gesetzeskonform vernichten - am besten mit Hilfe eines Profis. Wir informieren über alles Wichtige zur Dokumentenvernichtung und unterstützen bei der Anbietersuche.
Welche Möglichkeiten der Akten- und Datenvernichtung gibt es?
Um Ihre Akten und Dokumente, aber auch digitalen Datenträger ordnungsgemäß zu vernichten, gibt es drei Möglichkeiten:
Vernichtung durch die verantwortliche Stelle selbst
Falls Sie sich selbst um die Vernichtung der Akten kümmern, sollten Sie auf keinen Fall Dokumente mit sensiblen Daten einfach zerreißen oder in einem handelsüblichen Schredder vernichten. Warum? Weil Sie als „Herr der Akten“ an die DSGVO gebunden sind. Und diese regelt nicht nur den Umgang mit personenbezogenen Daten, sondern auch den Vernichtungsprozess. Was das im Detail bedeutet, erfahren Sie im Abschnitt „Wie funktioniert Daten- und Aktenvernichtung?“ Richtig ist, einen professionellen Schredder anzuschaffen, mit dem Sie genormte Partikelgrößen einstellen können. Möchten Sie auf der sicheren Seite sein, können Sie zu einer Aktenvernichtungsstelle fahren. Dort können Sie neben Altakten auch ausrangierte technische Geräte aus der Firma abgeben und ordnungsgemäß vernichten lassen.
Vernichtung durch Dienstleister vor Ort
Sie bestellen einen hochspezialisierten LKW an Ihren Firmenstandort. Die Sicherheitsbehälter werden automatisch im Fahrzeug geöffnet und mit einer Kippvorrichtung dem Schredder im LKW zugeführt. So erhält niemand Einsicht in die Akten. Der LKW ist auch in der Lage, andere Datenträgerarten als Papier zu schreddern. Bei dieser mobilen Variante können Sie die Vernichtung mit eigenen Augen überwachen. Selbst Videoüberwachung ist möglich.
Externe Vernichtung beim Dienstleister
Bei dieser Variante erhalten Sie vom Dienstleister Sicherheitsbehälter für Ihre Akten und Datenträger, die er zu einem vereinbarten Termin abholt. In der Regel können Sie zwischen Dauerstellung und einer einmaligen Aktenvernichtung wählen. Bei einer einmaligen Aktenvernichtung bringt Ihnen der Anbieter die gewünschte Zahl an Behältern vorbei und nimmt sie nach 15 Minuten wieder mit oder holt sie einige Tage später ab - je nachdem, was Sie vereinbaren. Bei der Dauerstellung werden die Sicherheitsbehälter in einem individuell vereinbarten Turnus ausgetauscht.
Exkurs: Sicherheitsbehälter
Arbeiten Sie mit einem externen Dienstleister zusammen, bekommen Sie immer Sicherheitsbehälter, damit eine geschlossene Sicherheitskette gewährleistet ist. Sie können bei den Sicherheitsbehältern aus unterschiedlichen Größen wählen. Sie reichen von einem Fassungsvermögen von 10 Aktenordnern über Fassungsvermögen bis 65 Aktenordnern oder gleich ganzen Containern, falls Sie Ihr Archiv aufräumen wollen. Zusätzlich können Sie bestimmte Extras erhalten, etwa Füllstandssensoren, integrierte Schredder oder Behälter mit Schlüsselkarten und Zugriffsprotokollierung. Die Sicherheitsbehälter sind nicht nur für Papierunterlagen da. Sie können Sie auch mit Datenträgern wie Festplatten, CDs, UBS-Sticks, etc. befüllen. Wichtig ist, dass Sie das Material nach Datenträgerart sortieren. Denn je nach Material ist die Partikelgröße nach dem Schreddern genormt.
Die hier genannten Varianten der Aktenvernichtung sind die gängigsten. Sicher gibt es Dienstleister, die zusätzliche Möglichkeiten anbieten. Damit Sie den für sich geeigneten Anbieter finden, empfehlen wir Ihnen, unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen. Nutzen Sie dafür einfach unser Formular und geben Sie Ihren Bedarf ein.
Was kostet professionelle Daten- und Aktenvernichtung?
Die Kosten für professionelle Daten- und Aktenvernichtung setzen sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen und fallen bei jedem Anbieter anders aus. Die erste Frage ist, ob es sich um eine Dauerstellung oder eine Einmalleistung handelt. Kosten für eine Einmalleistung beginnen bereits ab 19,90 Euro, wenn Sie die kleinste Behältergröße wählen.
Auch Archivauflösungen sind im Prinzip Einmalleistungen, nur viel aufwendiger. Die Preise unterscheiden sich nicht nur von Anbieter zu Anbieter, sondern teilweise auch regional: Ein Container mit einem Volumen von 7 Kubikmetern (ca. 945 Ordner) kostet bei einem Anbieter in Köln 760 Euro, 10 Kubikmeter (ca. 1.350 Ordner) kosten 1.130 Euro. Der gleiche Anbieter berechnet für die gleichen Containergrößen in Wilhelmshaven rund 574 Euro für 7 Kubikmeter und rund 878 Euro für die 10 Kubikmeter.
Bei Dauerstellungen kommt es ebenfalls darauf an, was Sie benötigen: Wie viele Sicherheitsbehälter? Möchten Sie Extras? Welche Größe? In welchem Turnus sollen die Behälter getauscht werden? Bei einigen Anbietern schlägt sich auch hier die Stadt auf den Preis nieder. Hinzu können Aufstellungsgebühren sowie eine Behältermiete pro Woche kommen. Je nach Leistung und Anbieter werden auch die Anfahrtskosten berechnet.
Kosten für Datenträger
Je nach Anbieter zahlen Sie für die Festplatten- und Datenvernichtung nach Behältergröße (ab rund 223 Euro), Stück- (5 Stück für 44,50 Euro) oder Kilopreis (0,95 Euro/kg). Wir haben sogar Anbieter gefunden, die Festplattenvernichtung kostenlos anbieten, um die Einzelteile für Datenrettung wiederzuverwerten.
Wie funktioniert Akten- und Datenvernichtung?
Die Antwort könnte einfach lauten: Ihre Akten werden abgeholt und geschreddert, das war’s. Sehr vereinfacht lässt sich der Ablauf entsprechend herunterbrechen:
Vereinfachte Darstellung des Ablaufes mit einem Anbieter für Daten- und Aktenvernichtung
Datenschutz und Datenvernichtung
Hinter der vereinfachten Darstellung steckt allerdings viel mehr, denn in Deutschland gibt es den gesetzlichen Datenschutz. Dieser gilt nicht nur für den Umgang und die Lagerung von Daten und Akten, sondern ebenso für deren Vernichtung. Im Detail regelt die Datenvernichtung die DIN 66399. Durch sie wird detailliert festgelegt, welche Daten in welchem Maß vernichtet werden müssen - sowohl analoge als auch digitale Dokumente in jeder Form.
Es reicht nicht, einfach Daten zu löschen oder wegzuwerfen. Nach DIN 66399 werden sie in Schutzbedarfe und Sicherheitsstufen eingeteilt, wofür Sie als Datenverantwortlicher zuständig sind. Je höher die Einstufungen, desto vertraulicher bzw. sensibler die Daten, desto kleiner muss der Schreddergrad sein. Aus diesem Grund sind unter Umständen Schredder, die sie günstig gekauft haben, ungeeignet.
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