E-Rechnung empfangen: Software für Ihr Unternehmen
Seit Januar 2025 ist der elektronische Rechnungsempfang für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Mit der richtigen Software gelingt es Ihnen, eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Formate normgerecht zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Kurzüberblick: Das sind die aktuellen Regelungen
Der Empfang von elektronischen Rechnungen, ebenso wie die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Vorgaben, ist seit dem 01. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend. Dies betrifft sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Formate.
Das sind die zukünftigen Fristen für den Versand
Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: Große Unternehmen (Vorjahresumsatz (2026) > 800.000 Euro) müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, alle anderen Unternehmen ab 2028. Die verwendeten Formate müssen dabei der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht.
E-Rechnung empfangen: Software - das ist wichtig
Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang erfordert die passende Software-Lösung. Es gibt spezialisierte Systeme, die sich vor allem oder nur auf E-Rechnungen konzentrieren und All-in-One-Systeme, die beispielsweise im Rahmen einer großen Ausgabenmanagement- oder Buchhaltungssoftware auch E-Rechnungs-Funktionen bieten. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen:
Unterstützte Formate
Eine gute Software ermöglicht es Ihnen, XRechnungen einzulesen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch auszulesen. Auch während der Übergangsphase eingehende PDF-Rechnungen können verarbeitet werden. Automatische Validierungsfunktionen stellen sicher, dass alle empfangenen E-Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen.
Integration & Schnittstellen
Besonders wichtig sind die Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme. Die Software sollte sich nahtlos in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme einfügen. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Flexible Exportmöglichkeiten in verschiedene Datenformate runden das Anforderungsprofil ab.
Revisionssichere Archivierung
Ein essentieller Bestandteil der E-Rechnungs-Software ist die gesetzeskonforme Archivierung. Das System muss gewährleisten, dass eingehende elektronische Rechnungen unveränderbar gespeichert und über den vorgeschriebenen Zeitraum von 10 Jahren jederzeit auffindbar sind.
Jetzt mit der richtigen Software E-Rechnungen empfangen
Sie suchen eine passende Software für Ihre E-Rechnungen? In nur wenigen Schritten finden Sie durch unseren kostenlosen Angebotsvergleich den idealen Anbieter:
- Formular ausfüllen
- Anforderungen spezifizieren
- Passende Angebote erhalten
Diese Vorteile bringt der elektronische Rechnungsempfang
Die Digitalisierung des Rechnungswesens sorgt für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen und bietet darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile:
Marktübersicht: Anbieter und Kosten im Vergleich
Die Kosten für eine E-Rechnungssoftware sind von vielen Faktoren abhängig - allen voran dem Anbieter und Funktionsumfang. Wir haben die Preise einiger etablierter Dienstleister für Sie recherchiert:
WISO MeinBüro:
- MeinBüro Desktop: ab ca. 14 Euro / Monat (jährliche Zahlung 178,80 Euro)
- MeinBüro Rechnungen: ab 9 Euro / Monat (jährliche Zahlung 72 Euro)
faktoora:
- Ab 9 Euro / Monat
easybill:
- Basic: 12 Euro / Monat - für Startups und wachsende Unternehmen
- Plus: 21 Euro / Monat - Topseller für alle Branchen auch Start im E-Commerce
- Business: 38 Euro / Monat - Komplettlösung ohne Einschränkungen
Neben den monatlichen Lizenzkosten fallen bei einigen Anbietern Einrichtungsgebühren oder Kosten für Schulungen an. Viele Dienstleister ermöglichen kostenlose Probezeiträume, in denen Sie die Software ausgiebig testen können.
In drei Schritten E-Rechnungen empfangen
4.8 / 5
