Effizientes Personalmanagement beginnt mit der richtigen HR Software

Berge von Papierakten, unübersichtliche Excel-Tabellen oder manuelle Prozesse, die Zeit und Nerven kosten, sind auch in Ihrem Unternehmen bekannt? Mit der richtigen Human Resource Software wird die Personalverwaltung zum Kinderspiel. Schwer zu glauben? Überzeugen Sie sich selbst.

Was ist eine Personal­verwaltungssoftware und warum ist sie unverzichtbar?

Eine HR Software ist das digitale Rückgrat moderner Personalabteilungen. Von der digitalen Personalakte über Zeiterfassung bis hin zur Talentförderung: Eine moderne HR-Software automatisiert und optimiert Prozesse und sorgt für eine reibungslose Verwaltung von Personaldaten. Dadurch schafft sie Freiräume für das Wesentliche in Ihrem Unternehmen - Ihre Mitarbeitenden und die strategische HR-Arbeit.

Die 6 wichtigsten Vorteile einer digitalen HR Software

Die Implementierung einer professionellen HR Software wirkt sich positiv auf Effizienz, Kosten und Mitarbeiter­zufriedenheit aus:

1. Mehr Zeit für das Wesentliche

Automatisierte Prozesse, wie die Erstellung von Standarddokumenten und Berichten, entlasten Ihre HR-Abteilung. Statt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen, kann sie sich auf die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden konzentrieren.

2. Fehlerfrei und effizient

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Eine HR Software reduziert Fehler und sorgt für mehr Genauigkeit bei Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Vertragsverwaltung. Darüber hinaus profitiert Ihre HR-Abteilung von automatischen Erinnerungen, wie beispielsweise dem Ende einer Probezeit oder einer Vertragsverlängerung.

3. Mitarbeiter­zufriedenheit steigern

Self-Service-Portale ermöglichen Mitarbeitenden, ihre Daten eigenständig zu verwalten und zu aktualisieren. Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungs­anfragen oder Zeiterfassung lassen sich bequem online regeln. Die einfache Kommunikation mit der HR-Abteilung sorgt darüber hinaus dafür, dass Anfragen und Anliegen zeitnah bearbeitet werden können.

4. Skalierbar und zukunftssicher

Eine cloudbasierte HR Software wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie benötigen mehr Funktionen? Kein Problem - Module lassen sich flexibel erweitern.

5. Kostenreduktion und höhere Datenqualität

Die Zentralisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen sorgt für eine Reduzierung des Papierverbrauchs und des physischen Speicherplatzes. Darüber hinaus werden Bearbeitungszeiten für Standardprozesse um ein Vielfaches verkürzt und dabei gleichzeitig Fehler und Inkonsistenzen in den Personaldaten vermieden. Die höhere Datenqualität ermöglicht zudem bessere Analysen und fundierte Entscheidungen im Personalbereich.

6. Integrations­möglichkeit mit bestehenden Systemen

Die Integration einer HR Software in die bestehende IT-Landschaft ist entscheidend für einen reibungslosen Informationsfluss. Die meisten modernen Systeme verfügen daher über zahlreiche Schnittstellen, wie:

• Standard­schnittstellen zu gängigen ERP- und Finanzsystemen (SAP, Microsoft, Dynamics etc.)
• API-Schnittstellen für individuelle Integrationen
• Single-Sign-On-Lösungen für nahtlose Nutzererfahrung
• Datenaustausch mit Lohnabrechnungs- und Zeiterfassungs­systemen
• Integration mit Recruiting-Plattformen und Jobportalen

Personal­informationssystem (HRIS), HRMS, HCM - gibt es Unterschiede?

HRIS (Human Resource Information System), HRMS (Human Resource Management System) und HCM (Human Capital Management) werden in den meisten Fällen als Synonyme für HR Software verwendet und meinen in der Regel auch nahezu dasselbe. Wenn man sich den Ursprung der Begriffe anschaut, gibt es jedoch geringfügige Unterschiede:

Heutzutage werden die Lösungen in der Regel alle gemeinsam in einer HR-Software gebündelt und unterstützen Unternehmen dabei, das volle Potenzial ihrer Mitarbeitenden zu erschließen und strategische HR-Entscheidungen zu treffen.

Datenschutz und Compliance in einer HR Software

Bei der Verwaltung sensibler Personaldaten ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unerlässlich. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters daher unbedingt auf die Rechtskonformität. Dazu gehören:

Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass der Anbieter die Datenschutz­bestimmungen einhält. Zertifizierungen sind beispielsweise ein guter Anhaltspunkt. Auch Bewertungen anderer Kunden können Aufschluss über die Rechtssicherheit eines Dienstleisters geben.

Welche Kosten entstehen für eine professionelle HR-Software?

Die Kosten für HR-Systeme variieren, da sie von unterschiedlichen Faktoren abhängen. Dazu gehören Unternehmensgröße bzw. die Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeitenden sowie der benötigte Funktionsumfang und der Implementierungs- und Schulungsaufwand.

• Grundsätzlich arbeiten die meisten Anbieter mit einer monatlichen Grundgebühr pro Nutzer, die häufig bei rund 10 Euro startet. Zusätzlich kommt in der Regel ein Grundpreis von rund 100 Euro / Monat.
• Hinzu kommen weitere Kosten für spezielle HR-Features wie Recruiting, Lohnabrechnung, Personalentwicklung oder Zeitmanagement, die entweder als zusätzliche Module gebucht werden oder Teil von höherpreisigen Paketen sind.

Ausgehend von einem Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden, das sämtliche relevanten Funktionen gebucht hat, ergeben sich so Gesamtkosten im Bereich von 4.000 bis 4.500 Euro / Jahr.

In drei Schritten zur optimalen Human Resource Software