Reisekostenabrechnungs-App: Digitale Lösung für moderne Unternehmen
Verbinden Sie die Abrechnung von Reisekosten mit viel Zeit- und Ressourcenaufwand? Damit sind Sie nicht allein. Die Lösung: Eine Reisekostenabrechnungs-Software. Sie automatisiert beispielsweise die Erfassung, Prüfung und Erstattung von Reisekosten und sorgt dadurch für mehr Effizienz in Ihrem Betrieb.
Funktionen einer modernen Reisekostenabrechnungs-Software
Ob Fahrten, Verpflegung oder Übernachtungen: Eine professionelle Reisekostenabrechnungs-Software unterstützt den gesamten Prozess von der Erfassung der Kosten bis zur Erstattung. Die Hauptfunktionen können in drei Schritte unterteilt werden:
Vor der Geschäftsreise
- Digitale Beantragung und Genehmigung der Reise
- Reiseplanung vor Antritt der Reise
Während der Geschäftsreise
- Belege können per Smartphone fotografiert und automatisch erfasst werden. Die Software extrahiert relevante Daten und ordnet sie den richtigen Kostenstellen zu.
- Vorgesetzte können Reisekostenabrechnungen digital prüfen und freigeben.
- Automatische Prüfung der Einhaltung von Reiserichtlinien und Pauschalen für Verpflegung, Übernachtung und Fahrtkosten.
Nach der Geschäftsreise
- Detaillierte Berichte und Auswertungen geben Einblick in Reisekosten nach Mitarbeitendem, Kostenstelle oder Zeitraum.
- Über Schnittstellen können freigegebene Abrechnungen direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Die Vorteile auf einen Blick
Der Umstieg auf eine digitale Reisekostenabrechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dank automatischer Belegerfassung per Smartphone-Kamera entfällt das mühsame Sammeln von Papierbelegen und das Risiko, Ausgaben zu vergessen oder Belege zu verlieren. Die Technologie der meisten Programme erkennt dabei automatisch wichtige Informationen wie Betrag, Datum, Währung und Händler. Die Finanzabteilung profitiert somit von einem besseren Überblick über anfallende Kosten und einer schnellen Abwicklung der Erstattungen.
Auch Mitarbeitenden wird der Prozess erleichtert. Sie können ihre Auslagen direkt unterwegs erfassen und zur Prüfung einreichen.
Ein weiterer Pluspunkt: Seriöse Anbieter setzen auf hochsichere Rechenzentren, verschlüsselte Datenübertragung nach aktuellen Standards und beachten die DSGVO-Richtlinien. Achten Sie bei der Suche nach dem passenden Anbieter darauf, dass die Daten in deutschen oder europäischen Rechenzentren gespeichert werden.
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Was kostet ein Reisekostenabrechnungs-Programm?
Die Kosten für eine Spesenabrechnungs-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab - allen voran dem gewünschten Funktionsumfang. Viele Dienstleister geben ihre Preise daher erst auf individuelle Anfrage bekannt, was die Nennung eines Pauschalpreises schwierig macht. Das folgende Preisbeispiel des Anbieters rydoo dient daher lediglich als erste Orientierung:
- Essentials: 8 Euro / Monat / Nutzer bei jährlicher Abrechnung, 10 Euro / Monat / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
- Pro: 10 Euro / Monat / Nutzer bei jährlicher Abrechnung, 12 Euro / Monat / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
2. Persönliche Beratung
- Business & Enterprise: Individuelle Preisgestaltung
Bei der Auswahl eines passenden Anbieters spielen neben den Kosten auch Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Service-Level eine wichtige Rolle. Unser Tipp für Sie: Sichten Sie Kundenbewertungen, um einen realistischen Eindruck vom Anbieter und seinen Leistungen zu gewinnen. Einige Dienstleister bieten auch eine kostenlose Testphase an, in der Sie genau prüfen können, ob die Software zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Ein unverbindlicher Angebotsvergleich hilft dabei, die optimale Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden.
In drei Schritten zur optimalen Reisekostenabrechnungs-Software
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