Zeiterfassungs­systeme für Unternehmen

Derzeit verpflichtet § 16 Absatz 2 des ArbZG Arbeitnehmende zur Aufzeichnung ihrer Überstunden sowie der gesamten Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen. Arbeitgeber müssen grundsätzlich ein System zur Zeiterfassung bereitstellen. Die Arbeitszeit­nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Aufsichts­behörde vorzulegen.

Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeit­dokumentation sind laut BMAS noch nicht getroffen. Für die Aufzeichnung besteht derzeit keine Formvorschrift; sie kann auch handschriftlich erfolgen. Laut Gesetzentwurf soll die Aufzeichnung jedoch künftig elektronisch erfolgen. Aber: Um die Höchst­arbeitszeit von acht Stunden sowie die Ruhezeiten einhalten zu können, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.

Ausgenommen von der elektronischen Zeiterfassung sind laut Gesetzentwurf Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden. Hier reicht auch eine analoge Erfassung, zum Beispiel handschriftlich. Auch Tarifparteien können Ausnahmen vereinbaren. Die Sonderregelungen gelten auch für bestimmte Zielgruppen. Beispielsweise soll das Jugendarbeits­schutzgesetz um die neuen Regelungen ergänzt werden.

Übergangsregelungen für ein elektronisches Zeitwirtschafts­system sind laut Gesetzentwurf vorgesehen, die je nach Unternehmensgröße unterschiedlich lang ausfallen:

• Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten haben ein Jahr Zeit zur Umsetzung.
• Betriebe mit weniger als 250 Angestellten haben zwei Jahre Zeit zur Umsetzung.
• Betriebe mit weniger als 50 Angestellten haben fünf Jahre Zeit zur Umsetzung.
• Kleinbetriebe mit bis zu zehn Angestellten sind von der elektronischen Erfassungspflicht ausgenommen.

Nach derzeitiger Gesetzeslage können Arbeitgeber nicht unmittelbar dafür geahndet werden, wenn die Arbeitszeiten nicht erfasst werden. Dennoch gibt es eine gültige Rechtsprechung, an die man sich halten sollte. Zudem sieht das Arbeits­zeitgesetz Bußgeld- und Straf­vorschriften vor. Dort werden unter anderem die Aufzeichnung von Überstunden und die Aufbewahrung der Dokumentation von zwei Jahren genannt. Kommen Arbeitgeber dem nicht nach, kann dies mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.

Für bestimmte Berufsgruppen gelten Sonderregelungen und eigene Gesetze bezüglich der Arbeitszeiten. Namentlich genannt werden im Arbeits­zeitgesetz der öffentliche Dienst (§ 19), die Luftfahrt (§ 20), die Binnenschiff­fahrt (§ 21) sowie der Straßentransport (§ 21a).

Im Außendienst ist die Arbeitszeit­erfassung Pflicht. Denn gerade bei Mitarbeitenden mit Reisetätigkeit kann die erlaubte Höchstsumme von acht, in Ausnahmefällen zehn, Arbeitsstunden schnell erreicht werden. Der EuGH hat 2015 festgelegt, dass für Außendienst­mitarbeitende die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden, von Kunde zu Kunde und vom letzten Kunden zurück zu ihrem Wohnort als Arbeitszeit zählt, sofern sie keinen festen oder gewöhnlichen Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Arbeiten die Mitarbeitenden für gewöhnlich im Unternehmen, gilt die Fahrt vom Wohnort zum ersten Kunden und die Rückfahrt vom letzten Kunden nach Hause nicht als Arbeitszeit.

Auch auf Dienstreisen müssen Arbeitszeiten erfasst werden. Hier ist genau festzuhalten, wann gearbeitet wird und wann nicht. Grundsätzlich stellen Dienstreisen sowie deren zeitliche Erfassung und Vergütung ein komplexes Thema dar. Häufig landen solche Fälle vor Gericht, weil Arbeitgeber und Arbeitnehmende unterschiedliche Auffassungen davon haben, welche Zeiten vergütet werden und welche nicht.