Zeiterfassungssysteme für Unternehmen
Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass Arbeitnehmende die gesamte Arbeitszeit täglich erfassen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Kosten für Zeiterfassungssysteme, erläutern Ihnen verschiedene Möglichkeiten sowie deren Vor- und Nachteile und stellen Ihnen eine Checkliste zur Bedarfsanalyse zur Verfügung.
Welche Möglichkeiten gibt es zur Arbeitszeiterfassung?
Die Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung sind vielfältig. Derzeit gibt es keine gesetzlich festgelegten Vorschriften, in welcher Form sie erbracht werden muss. Somit kann Arbeitszeitdokumentation analog, mechanisch oder digital erfolgen.
Was kosten Zeiterfassungssysteme?
In der Regel sind Zeiterfassungssysteme in unterschiedlichen Preismodellen erhältlich, die sich nach dem Funktionsumfang richten. Da der Markt sehr vielschichtig ist und es Dutzende Anbieter gibt, lassen sich pauschale Aussagen nur sehr schwer treffen.
Analoge Erfassungsmöglichkeiten
Analoge Erfassungsmöglichkeiten wie der Stundenzettel oder eine klassische Stempeluhr sind (in der Anschaffung) günstig, verursachen jedoch „nach hinten raus“ Kosten. Nämlich dann, wenn die Personalabteilung alle erfassten Daten digitalisieren muss. Einfache Stempeluhren gibt es bereits ab 199 Euro.
Stationäre Terminals / Kiosksysteme
Stationäre Terminal- oder Kiosksysteme verursachen initiale Anschaffungskosten, besonders wenn eine ausgeklügelte Technologie ins Spiel kommt. Karten und Chips müssen verwaltet werden, zudem ist ein Verlust derer nicht auszuschließen. Nach der Anschaffung können gegebenenfalls Wartungs- und Reparaturkosten auf Unternehmen zukommen. Wächst die Belegschaft, werden je nach System neue Transponder zur Zeiterfassung benötigt. Je nach Technologie variieren die Kosten für Terminal- und Kiosksysteme. Die Preisspanne liegt zwischen rund 300 Euro und 1.200 Euro.
Zeiterfassungssoftware & Apps
Zeiterfassungssoftware und Apps werden in der Regel als webbasierte Anwendungen angeboten, sie können gegen eine monatliche bzw. jährliche Gebühr genutzt werden. Auch Lizenzmodelle werden angeboten. Hier kaufen Sie die Software und dürfen diese auf den Endgeräten installieren. Da die Daten elektronisch erfasst sind, können sie i. d. R. per Schnittstelle an die Buchhaltung übermittelt werden. Das spart Zeit und vermeidet Folgekosten, wie sie bspw. bei analogen Erfassungsmöglichkeiten entstehen. Die Preise richten sich nach dem Leistungsumfang und unterscheiden sich je nach Tarifmodell der Anbieter. SaaS wird bspw. ab 4 Euro pro Nutzer pro Monat angeboten, während eine Lizenz für einen Firmenstandort ab ca 59 Euro pro Monat erhältlich ist.
tradingtwins-Tipp: Häufig ist eine jährliche Zahlungsweise günstiger als eine monatliche Abrechnung. Für individuelle Angebote empfehlen wir Ihnen, sich direkt bei den Anbietern zu informieren oder unser kostenloses Service-Formular zu nutzen. Um die passende Software für Ihren Betrieb zu finden, bieten viele Anbieter eine kostenlose Testphase an. Diese dauert üblicherweise 14 Tage.
Kauf oder Abo?
Zeiterfassungssysteme können Sie kaufen oder im Abo erhalten. In der Regel wird Software häufiger im Abo angeboten, während Terminals zu erwerben sind. Welche Variante für Sie die passende ist, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Besonders praktisch ist jedoch, dass Sie sowohl den Kaufpreis als auch die Mietkosten als Betriebskosten steuerlich geltend machen können.
In drei Schritten zum passenden Anbieter für Zeiterfassung!
Die Suche nach einem Zeiterfassungs-Anbieter, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, kann langwierig und nervenaufreibend sein. Doch das muss nicht sein! So sparen Sie sich Ihre Nerven:
- Sie beschreiben Ihre Anforderungen
- Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
- Sie erhalten vergleichbare Angebote
Vorteile der Zeiterfassung
Trotz der bestehenden Pflicht zur Zeiterfassung dokumentieren laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom aus 2023 nur 59 Prozent der befragten Unternehmen die Arbeitszeiten. 28 Prozent wollten im Befragungsjahr damit beginnen. Auch wenn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eine Umstellung bedeutet, bietet sie einige Vorteile und nicht nur bürokratischen Aufwand.
Vorteile für Arbeitnehmer
- Fairness: Jede Überstunde wird erfasst, kann abgebaut oder ausgezahlt werden. So lässt sich verhindern, dass besonders fleißige oder überlastete Beschäftigte zu viel arbeiten oder sich anderen Kollegen gegenüber benachteiligt fühlen.
- Transparenz: Neben Überstunden werden auch Minusstunden dokumentiert und zeitnah nachgearbeitet.
- Planbarkeit: Fehlzeiten wie Arzttermine können besser eingeplant werden.
- Schutz: Gerade bei flexiblen Arbeitszeiten oder auf Dienstreisen können sich schnell Überstunden ansammeln, die nun transparent erfasst werden.
Vorteile für Arbeitgeber
- Rechtskonformität: Sie stehen rechtlich auf der sicheren Seite, wenn Sie ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen und die Belegschaft verpflichten, es zu nutzen.
- Einsatzplanung: Mit der Zeiterfassung haben Sie die Kapazitäten der Belegschaft im Blick und wissen, wer entlastet werden muss und wer Aufgaben übernehmen kann.
- Lohnbuchabrechnung: Ist die Zeiterfassung digitalisiert, lassen sich Überstunden und Arbeitszeiten dank moderner Technik einfacher abrechnen.
Checkliste: So finden Sie das passende Zeiterfassungssystem
Welches Zeiterfassungssystem ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet? Ein stationäres Terminal mit RFID-Chip oder Fingerabdruck oder doch besser eine Software, die sowohl unterwegs als auch im Homeoffice genutzt werden kann? Unsere Checkliste hilft, den Bedarf für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
- Zeiterfassungstool: Welche Hardware und Software wird zur Arbeitszeiterfassung benötigt? Wo ist die Belegschaft im Einsatz? Im Homeoffice? Im Betrieb? Im Außendienst? Wie soll die Belegschaft die Arbeitszeit erfassen?
- On premise oder Cloud: Können Sie im Unternehmen Server und Speicherkapazitäten für eine Software bereitstellen? Oder möchten Sie ein Zeiterfassungssystem lieber als Abomodell in der Cloud buchen?
- Terminal: Falls Sie sich für die Terminal-Variante entscheiden: Wie viele Eingänge gibt es, an denen Terminals positioniert werden müssen? Wie viele RFID-Transponder benötigen Sie bzw. wie soll die Belegschaft die Arbeitszeiten registrieren?
- Bedarfsanalyse: Welche Funktionen benötigen Sie? Geht es Ihnen um die reine Zeiterfassung oder benötigen Sie darüber hinaus weitere Funktionen? Branchentypische Software bietet beispielsweise oftmals auch die Erstellung von Schichtplänen oder Projektzeiterfassung an.
- Anbieteranalyse: Auf dem Markt gibt es Dutzende Anbieter für Zeiterfassungssysteme. Hier hilft nur ein Vergleich anhand der Kriterien, die Sie in den ersten vier Schritten festgelegt haben. Suchen Sie sich fünf Anbieter raus, die am besten zu Ihrem Bedarf passen und gehen Sie in die nächste Phase.
- Kostenlose Testphasen nutzen: In der Regel können Sie - zumindest bei Zeiterfassungssoftware - die Produkte der Anbieter bis zu zwei Wochen kostenlos testen. Nutzen Sie diese Phase und testen Sie alle Funktionen auf Herz und Nieren. Nur so erfahren Sie, ob das System den Ansprüchen Ihres Arbeitsalltages genügt.
- Kauf und Implementierung: Ist die Entscheidung gefallen, wählen Sie das System, das am besten zu Ihrem Bedarf passt. Je nachdem wie umfangreich das System ist oder ob Sie Hilfe wünschen, wird die Implementierung von einem Fachmann vorgenommen und die Belegschaft geschult.
Jetzt passenden Zeiterfassungs-Dienstleiter finden & profitieren
Sie beschreiben Ihren Bedarf für Zeiterfassungssysteme, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote.
Angebotsvergleich
4.8 / 5
