Zeiterfassungssysteme für Unternehmen
Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass Arbeitnehmende die gesamte Arbeitszeit täglich erfassen. Wir stellen Ihnen Zeiterfassungssysteme vor, erläutern die wichtigsten Tools und Funktionen und erklären, für wen sich welches System eignet.
Was ist Zeiterfassung?
Bei der Zeiterfassung dokumentieren Arbeitnehmende täglich ihre Arbeitszeiten. Dazu gehören Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie Pausenzeiten. Dem Unternehmen liegt dadurch eine transparente Übersicht aller geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeitenden vor. Nicht immer ist eindeutig, was zur Arbeitszeit zählt und was nicht. Einige Fälle, wie Umkleide- und Wegezeiten, müssen individuell betrachtet werden.
In drei Schritten zum passenden Anbieter für Zeiterfassung!
Die Suche nach einem Zeiterfassungs-Anbieter, der genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, kann langwierig und nervenaufreibend sein. Doch das muss nicht sein! So sparen Sie sich Ihre Nerven:
- Sie beschreiben Ihre Anforderungen
- Wir finden passende Anbieter für Ihren individuellen Bedarf
- Sie erhalten vergleichbare Angebote
Welche Möglichkeiten gibt es zur Arbeitszeiterfassung?
Die Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung sind vielfältig. Derzeit gibt es keine gesetzlich festgelegten Vorschriften, in welcher Form sie erbracht werden muss. Somit kann Arbeitszeitdokumentation analog, mechanisch oder digital erfolgen.
Funktionen von Zeiterfassungssystemen
In modernen und digitalen Zeitwirtschaftssystemen ist die Zeiterfassung häufig eine Basisfunktion. Je nach Programm sind umfangreiche zusätzliche Features inbegriffen, die je nach Branche und Unternehmen besonders praktisch sein können. Grundlegende Funktionen stellen wir Ihnen hier vor, allerdings enthält nicht jedes System jede Funktion. Erkundigen Sie sich vor einer Anschaffung bei den Anbietern und machen Sie zunächst eine Bedarfsanalyse , damit Sie das System finden, das am besten zu Ihrem Betrieb passt.
Zeiterfassung
Mit der Zeiterfassung dokumentieren Sie lückenlos Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausenzeiten und können auf dieser Grundlage Überstunden oder Minusstunden nachvollziehen.
Urlaubsplanung & Abwesenheitszeiten
Ein integrierter Urlaubsplaner ermöglicht Unternehmen, Urlaubszeiten sinnvoll zu planen und Personalkapazitäten zu berücksichtigen. Auch Krankheitstage oder Fortbildungen können in den Planer eingetragen werden.
Projektzeiterfassung
In Unternehmen wird häufig nicht nur an einem Projekt gearbeitet. Um Projektzeiten zuzuordnen und die Übersicht zu behalten, können mit der Projektzeiterfassung alle Projekte einzeln erfasst werden und auch Kunden gegenüber belegt werden. Je nach Software können Mitarbeitende Projektzeiten auch mobil und somit ortsunabhängig dokumentieren.
Rechnungsstellung
Wenn Sie Dienstleistungen anbieten, erstellt die Software am Ende eines Projektes eine Rechnung mit den geleisteten Arbeitsstunden, die Sie an die Kunden versenden können.
Schnittstelle zur Personalabrechnung
Besonders praktisch: Stundenzettel müssen nicht mehr mühselig zusammengerechnet werden. Unternehmen, in denen beispielsweise Überstunden ausbezahlt werden, Schichtdienst geleistet oder nach Stunden abgerechnet wird, profitieren von einem Zeiterfassungssystem, das sich per Schnittstelle mit der Personalsoftware verbindet und die Ist- und Soll-Arbeitszeit automatisch abgleicht.
Planung von Schichtarbeit und Dienstplänen
Ob im Krankenhaus, im Hotel oder der Gastronomie: Es gibt Berufe, bei denen in Schichten gearbeitet werden muss. Um den Überblick zu behalten und digitale Pläne erstellen zu können, bieten manche Programme zusätzliche Lösungen zur Schichtplanung an.
Spezialprodukt oder Nebenprodukt von HR-Programmen?
Zeiterfassungssysteme gibt es einerseits als spezialisierte Produkte, in denen sich die Funktionen auf die Zeiterfassung beschränken. Darüber hinaus werden holistische HR-Programme angeboten, die neben der Personalverwaltung, Dokumentenverwaltung, digitalen Unterschriften und Co. auch Zeiterfassung beinhalten. Somit liegt es an Ihnen, für welche Art von System Sie sich entscheiden. Wir empfehlen Ihnen, eine Bedarfsanalyse vorzunehmen und sich anschließend bei einzelnen Anbietern oder über unser kostenloses Service-Formular über die Produkte zu informieren.
Integration in HR-Systeme
Die meisten Zeiterfassungssysteme verfügen über Schnittstellen, mit denen Sie die Daten in andere Programme des Unternehmens automatisch übertragen können. Je nach System bestehen Integrationsmöglichkeiten zu ERP-, CRM- oder Projektmanagementsystemen sowie der Lohnbuchhaltung. Dies erleichtert den Workflow und reduziert die Fehleranfälligkeit. Eine Verknüpfung zu DATEV ermöglicht bspw. die Übertragung der Arbeitszeiten in das DATEV-System und vereinfacht die Gehaltsabrechnung um ein Vielfaches, besonders wenn nach Stunden abgerechnet wird. Durch Schnittstellen zu Rechnungsprogrammen können projektbezogene Arbeiten automatisch übertragen und zur Erstellung einer Rechnung genutzt werden.
Welche Schnittstellen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von den Zeiterfassungssystemen ab. Häufig reicht schon ein Blick auf die Websites der Anbieter, alternativ lohnt sich ein beratendes Gespräch. Sollte eine Integration in bestehende Programme des Unternehmens nicht möglich sein, erkundigen Sie sich, ob Sie die Arbeitszeiten als CSV-Datei exportieren können. Liegt eine solche Datei vor, kann diese wiederum in viele andere Programme importiert werden.
Büro, Homeoffice, Außendienst: So finden Sie unkompliziert den passenden Zeiterfassungs-Dienstleister
Es ist nicht einfach einen Zeiterfassungs-Anbieter zu finden, der auf die unterschiedlichen Bedürfnisse in puncto Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist. Zu groß ist der Anbieter-Dschungel, zu intransparent die Angebote. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft bei der Auswahl eines Anbieters für Ihre individuellen Anforderungen: Sie beschreiben Ihren Bedarf, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote.
AngebotsvergleichCheckliste: So finden Sie das passende Zeiterfassungssystem
Welches Zeiterfassungssystem ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet? Ein stationäres Terminal mit RFID-Chip oder Fingerabdruck oder doch besser eine Software, die sowohl unterwegs als auch im Homeoffice genutzt werden kann? Unsere Checkliste hilft, den Bedarf für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
- Zeiterfassungstool: Welche Hardware und Software wird zur Arbeitszeiterfassung benötigt? Wo ist die Belegschaft im Einsatz? Im Homeoffice? Im Betrieb? Im Außendienst? Wie soll die Belegschaft die Arbeitszeit erfassen?
- On premise oder Cloud: Können Sie im Unternehmen Server und Speicherkapazitäten für eine Software bereitstellen? Oder möchten Sie ein Zeiterfassungssystem lieber als Abomodell in der Cloud buchen?
- Terminal: Falls Sie sich für die Terminal-Variante entscheiden: Wie viele Eingänge gibt es, an denen Terminals positioniert werden müssen? Wie viele RFID-Transponder benötigen Sie bzw. wie soll die Belegschaft die Arbeitszeiten registrieren?
- Bedarfsanalyse: Welche Funktionen benötigen Sie? Geht es Ihnen um die reine Zeiterfassung oder benötigen Sie darüber hinaus weitere Funktionen? Branchentypische Software bietet beispielsweise oftmals auch die Erstellung von Schichtplänen oder Projektzeiterfassung an.
- Anbieteranalyse: Auf dem Markt gibt es Dutzende Anbieter für Zeiterfassungssysteme. Hier hilft nur ein Vergleich anhand der Kriterien, die Sie in den ersten vier Schritten festgelegt haben. Suchen Sie sich fünf Anbieter raus, die am besten zu Ihrem Bedarf passen und gehen Sie in die nächste Phase.
- Kostenlose Testphasen nutzen: In der Regel können Sie - zumindest bei Zeiterfassungssoftware - die Produkte der Anbieter bis zu zwei Wochen kostenlos testen. Nutzen Sie diese Phase und testen Sie alle Funktionen auf Herz und Nieren. Nur so erfahren Sie, ob das System den Ansprüchen Ihres Arbeitsalltages genügt.
- Kauf und Implementierung: Ist die Entscheidung gefallen, wählen Sie das System, das am besten zu Ihrem Bedarf passt. Je nachdem wie umfangreich das System ist oder ob Sie Hilfe wünschen, wird die Implementierung von einem Fachmann vorgenommen und die Belegschaft geschult.
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