ERP-Systeme: Leistungsstarke Unternehmenssoftware

Die Digitalisierung ist in den meisten Unternehmen angekommen. Dazu gehört auch der Einsatz eines ERP-Systems, das die Ressourcen in Form einer Software zentral verwaltet und abbildet. Warum ein ERP-System betriebliche Abläufe effizienter gestaltet, wann sich der Einsatz lohnt und welche Kosten auf Sie zukommen können, erfahren Sie hier.

Was ist ERP?

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Es umfasst die Planung, Steuerung und Verwaltung der unternehmens­eigenen Ressourcen. Dazu gehören beispielsweise:

• Personal
• Kapital
• Betriebsmittel
• Finanzen
• Fertigung
• Logistik
• Services
• Beschaffung

Es geht bei ERP im Kern um alle materiellen und immateriellen Vorgänge, die zur Führung eines Unternehmens notwendig sind. Immaterielle Faktoren wären etwa die Arbeits­zeiterfassung der Mitarbeitenden.

Was ist ein ERP-System?

In einem ERP-System, auch ERP-Software oder ERP-Programm genannt, werden alle Ressourcen zentral verwaltet und gesteuert. Es handelt sich um ein Tool, in dem unterschiedliche Software-Module, die ein Unternehmen nutzt, zusammenlaufen. Jede Abteilung kann hier abgebildet werden, was eine transparente Kommunikation zwischen den Geschäfts­bereichen erlaubt.

Wie funktioniert ein ERP-System und was kann es?

ERP-Systeme können sehr komplex sein und sind aufgrund dessen modular aufgebaut. Jedes ERP-Modul ist in der Regel auf einen Geschäftsbereich ausgerichtet. Typische ERP-Module sind:

• Personalwesen
• Rechnungswesen
• Vertrieb
• Marketing
• Qualitäts­management
• Projekt­management
• Einkauf
• Logistik
• Organisation

Sie können sich die Module aussuchen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Bei Bedarf fügen Sie weitere Module hinzu und integrieren sie in das ERP-System. Zudem kann jedes Modul so skaliert werden, dass es an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst wird. Durch die gemeinsame Schnittstelle im ERP-System werden alle Module miteinander verknüpft, sodass Sie und Ihre Mitarbeitenden stets in Echtzeit dieselben Daten nutzen.

Durch den modularen Aufbau einer ERP-Software ist gewährleistet, dass Unternehmen jeder Größe nur mit den ERP-Lösungen arbeiten, die sie wirklich benötigen. Darüber hinaus kann in der Regel externe Software eines fremden Anbieters integriert werden, was ein ERP-System maximal flexibel macht.

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von ERP-Systemen. Für eine erste relevante Übersicht stellen wir Ihnen vier grundlegende Differenzierungen vor.

Für welches Unternehmen eignet sich wann ein ERP System?

Grundsätzlich können Unternehmen aller Größen und in allen Branchen von einem ERP-System profitieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Software-Lösungen unterstützen Sie darin, Prozesse zu automatisieren, effizienter zu gestalten und alle Daten zentral an einem Ort zu verwalten. Selbst wenn Sie als kleines Unternehmen mit einem einzelnen ERP-Modul starten, ist es in der Regel so konzipiert, dass es mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

ERP-Systeme nach Unternehmensgröße

Für große Unternehmen und Konzerne eignen sich eher umfangreiche und branchen­übergreifende Systeme von großen Playern wie SAP, Oracle und Microsoft.

Für den Mittelstand und kleine Unternehmen bieten sich Hersteller an, die den Leistungsumfang etwas reduziert oder spezialisiert haben. Dazu gehören beispielsweise weclapp, DATEV oder Infor.

3 beispielhafte ERP-Module

Jedes Modul bringt seine eigenen Vorteile und Funktionen mit sich. Ob Sie es für Ihre Firma benötigen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise von der Größe oder der Branche. Wir stellen Ihnen drei beispielhafte Module eines Enterprise Resource Planning Systems vor, die Sie nutzen könnten, wenn in diesen Bereichen Bedarf besteht.

Welche Vorteile haben ERP-Systeme?

Enterprise Resource Planning Systeme bringen viele Vorteile mit sich, die je nach Einsatzbereich und Modul variieren. On-Premise-Systeme haben beispielsweise andere Vorteile als eine SaaS. Grundsätzlich profitieren Sie jedoch von folgenden Vorteilen:

Wie viel kosten ERP-Systeme?

Bei über 300 ERP-Anbietern allein auf dem deutschen Markt ist es schwer, eine Gesamtübersicht der Kosten für die einzelnen Systeme und Module abzubilden. In der Regel bieten Hersteller drei Tarife zur Auswahl, die sich im Preis, den Leistungen und im Namen unterscheiden:

• Basic/ Standard/ Starter: Günstiges Einsteiger­paket mit reduziertem Leistungsumfang.
• Comfort/ Business/ Profi: Tarif mit umfangreichen Leistungen und höheren Kosten als beim Einsteigertarif.
• Professional/ NoLimit: „Profi“-Paket für Unternehmen, die den vollen Leistungsumfang nutzen möchten. Dafür müssen Sie bei diesem Tarif am meisten zahlen.

Die Preisspanne der ERP-Systeme bei den aufgeführten Tarifen beginnt bei rund 20 Euro und reicht bis zu 700 Euro pro Monat.

Abrechnungsmodelle

Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Abrechnungs­modelle. Einige Unternehmen berechnen beispielsweise 30 Euro pro Monat pro Arbeitsplatz. Im E-Commerce kommt es hingegen vor, dass pro Auftrag abgerechnet wird und es beispielsweise ab einer gewissen Anzahl an monatlichen Aufträgen eine Flatrate gibt. So etwa bei billbee: Diese startet bei rund 1.500 Euro und einem Volumen von 100.000 Bestellungen monatlich.

Kleine Unternehmen & Start-ups: 9 Tipps für das passende ERP System

ERP-Systeme gibt es nur für große Unternehmen, weil sie viele Daten verarbeiten müssen und die Prozesse aufwendiger sind? Nein, denn auch kleine Unternehmen und Start-ups generieren Daten und haben einen hohen Verwaltungs­aufwand. Möglicherweise lösen Sie dieses Aufkommen mit fehler­anfälligen Exceldateien, von denen jeder Mitarbeitende noch eine eigene Kopie auf der Festplatte hat. So wird es immer schwieriger, die wachsende Datenmenge aktuell zu halten und korrekt zu verwalten.

Durch den modularen Aufbau und die individuelle Skalierung profitieren auch kleine Unternehmen und Start-ups von einem ERP-Programm. Damit Sie bei der großen Auswahl von über 300 Anbietern allein in Deutschland den passenden finden, haben wir Ihnen 9 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie besser einschätzen können, ob Sie ein ERP-System benötigen und wenn ja, welcher Art.

1. Branche: In welcher Branche sind Sie tätig? Ein ERP-System sollte perfekt auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten sein.
2. Dienstleistung: Welche Dienstleistungen bieten Sie an? Auch hier gilt: Jede Dienstleistung bringt spezifische Anforderungen mit sich. Ein Handwerks­betrieb erbringt andere Dienstleistungen als eine Marketingagentur, die im System entsprechend abgebildet werden sollten.
3. Geschäfts­prozesse: Welche Prozesse soll das ERP-System in Ihrem Unternehmen abbilden und worin Sie unterstützen? Gibt es Problemfelder, bei denen Handlungs­bedarf besteht? Nehmen Sie sich Zeit, um Ihr Geschäft zu analysieren und ziehen Sie gegebenenfalls einen ERP-Berater zu Hilfe.
4. Kosten: Wie viel Budget haben Sie für das ERP-System?
5. User: Wie viele Mitarbeitende sollen das System nutzen?
6. Anbieter finden: Vergleichen Sie anhand der genannten Kriterien ERP-Anbieter, zum Beispiel über unseren kostenlosen Service. Berücksichtigen Sie nicht nur die Funktionen, sondern darüber hinaus die Punkte Support, Datensicherheit und Flexibilität des Systems, damit es mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich stets anpassen kann.
7. Testen, testen, testen: Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, führen Sie Testläufe durch und prüfen Sie, ob das System Ihren Anforderungen entspricht.
8. Implementierung: Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, planen Sie Zeit für die Implementierung und gegebenenfalls für die Schulung der Mitarbeitenden ein, damit diese das System effektiv und effizient nutzen können.
9. Überprüfung: Es ist wichtig, dass Sie stets prüfen, wie wirksam das ERP-System ist und ob es Sie im Unternehmen so unterstützt, wie Sie es sich vorgestellt haben. Im Zweifel können Sie rechtzeitig Anpassungen vornehmen.

Anbieter, die Systeme für kleine Unternehmen anbieten, sind beispielsweise SAP, Sage, DreamRobot, DATEV, weclapp oder Xentral.

Fazit: ERP ist für alle da

Mit ERP arbeitet Ihr Unternehmen effektiver und effizienter. Das Gute ist: Anders als der Name impliziert, sind ERPs mittlerweile nicht mehr nur noch auf große Unternehmen oder Großkunden ausgerichtet. Der Markt bietet zahlreiche Lösungen für KMU. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche ERP Lösungen es nutzen möchte. Es gibt maßgeschneiderte Lösungen für so gut wie jedes Budget.

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