Ausgabenmanagement: Die beste Software für Unternehmen
Stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre Geschäftsausgaben effizient zu verwalten und zu kontrollieren? Eine professionelle Ausgabenmanagement-Software schafft Abhilfe: Sie automatisiert Prozesse, reduziert Kosten und erhöht die Transparenz. Wir helfen Ihnen, die passende Software für Ihren Bedarf zu finden.
Für Eilige
Ausgabenmanagement auf einen Blick
- Von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Analyse von Belegen: Professionelle Softwares übernehmen alle wichtigen Funktionen des Ausgabenmanagements.
- Ausgabenmanagement-Softwares decken alle wichtigen Komponenten wie Reisekosten, Kreditkarten und E-Rechnungen ab.
- Bei der Suche nach dem passenden Anbieter gibt es einige Auswahlkriterien zu beachten, darunter beispielsweise Schnittstellen zu ERP-Systemen.
- Den passenden Ausgabenmanagement-Anbieter für Ihre individuellen Anforderungen finden Sie mithilfe unseres kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleichs.
Kurz erklärt: Was ist ein Ausgabenmanagement-System und wie funktioniert es?
Mit einer Software für das Ausgabenmanagement können Sie alle Unternehmensausgaben digital verwalten und kontrollieren, vom einfachen Einkauf bis hin zur Spesenabrechnung. Sie ermöglicht die automatische Erfassung, Verarbeitung und Analyse von Belegen, (E-)Rechnungen & Co.
Und das schnell und einfach: Mitarbeitende können Belege per Smartphone fotografieren und einscannen, während die Software im Hintergrund relevante Daten wie Betrag, Datum & Co. extrahiert und nach definierten Regeln kategorisiert. Die Funktionsweise ist dabei von Software zu Software etwas unterschiedlich, folgende Features bilden jedoch in den meisten modernen Systemen die Kernfunktionen:
Zentrale Komponenten des Ausgabenmanagements
Reisekosten, Rechnungsverwaltung & Co.: Das Ausgabenmanagement umfasst grundsätzlich alle Ausgaben eines Unternehmens. Dabei gibt es All-in-One-Lösungen, die mehrere oder alle Geschäftsprozesse des Ausgabenmanagements in einer Software bündeln, und spezialisierte Systeme, die sich vor allem auf bestimmte Bereiche konzentrieren. Folgende Komponenten sind für das Ausgabenmanagement eines Unternehmens besonders relevant:
Reisekostenabrechnung
Ob Fahrten, Verpflegung oder Übernachtungen: Eine professionelle Reisekostenabrechnungs-Software unterstützt den gesamten Prozess von der Erfassung der Kosten bis zur Erstattung.
Funktionsumfang
Die Hauptfunktionen können in drei Schritte unterteilt werden:
Vorteile
Der Umstieg auf eine digitale Reisekostenabrechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dank automatischer Belegerfassung per Smartphone-Kamera entfällt das mühsame Sammeln von Papierbelegen und das Risiko, Ausgaben zu vergessen oder Belege zu verlieren. Die Technologie der meisten Programme erkennt dabei automatisch wichtige Informationen wie Betrag, Datum, Währung und Händler. Die Finanzabteilung profitiert somit von einem besseren Überblick über anfallende Kosten und einer schnellen Abwicklung der Erstattungen.
Auch Mitarbeitenden wird der Prozess erleichtert. Sie können ihre Auslagen direkt unterwegs erfassen und zur Prüfung einreichen.
Ein weiterer Pluspunkt: Seriöse Anbieter setzen auf hochsichere Rechenzentren, verschlüsselte Datenübertragung nach aktuellen Standards und beachten die DSGVO-Richtlinien. Achten Sie bei der Suche nach dem passenden Anbieter darauf, dass die Daten in deutschen oder europäischen Rechenzentren gespeichert werden.
Kosten
Die Kosten für eine Spesenabrechnungs-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab - allen voran dem gewünschten Funktionsumfang. Viele Dienstleister geben ihre Preise daher erst auf individuelle Anfrage bekannt, was die Nennung eines Pauschalpreises schwierig macht. Das folgende Preisbeispiel des Anbieters rydoo dient daher lediglich als erste Orientierung:
1. Online Selbstbedienung
- Essentials: 8 Euro / Monat / Nutzer bei jährlicher Abrechnung, 10 Euro / Monat / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
- Pro: 10 Euro / Monat / Nutzer bei jährlicher Abrechnung, 12 Euro / Monat / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
2. Persönliche Beratung
- Business & Enterprise: Individuelle Preisgestaltung
Bei der Auswahl eines passenden Anbieters spielen neben den Kosten auch Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Service-Level eine wichtige Rolle. Unser Tipp für Sie: Sichten Sie Kundenbewertungen, um einen realistischen Eindruck vom Anbieter und seinen Leistungen zu gewinnen. Einige Dienstleister bieten auch eine kostenlose Testphase an, in der Sie genau prüfen können, ob die Software zu Ihren individuellen Anforderungen passt. Ein unverbindlicher Angebotsvergleich hilft dabei, die optimale Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden.
Firmenkreditkarten
Sichere Zahlungslösungen für Unternehmen werden immer wichtiger. Mit einer Firmenkreditkarte lassen sich Geschäftsausgaben, Dienstreisen und Online-Einkäufe bequem und transparent abwickeln.
Bei der Wahl der passenden Firmenkarte stehen grundsätzlich zwei Optionen zur Verfügung: Eine klassische Firmenkreditkarte und eine Firmen-Debitkarte. Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren - besonders der Firmengröße und Bonität - ab. Wir stellen Ihnen die Optionen kurz vor:
- Die klassische Geschäftskreditkarte bietet durch einen echten Kreditrahmen maximale Flexibilität bei Zahlungszielen. Die höheren Verfügungsrahmen und inkludierten Versicherungsleistungen machen sie besonders für größere Unternehmen interessant. Allerdings sind auch die Anforderungen an die Bonität entsprechend hoch.
- Die Alternative sind Firmen-Debitkarten, die nach dem Prepaid-Prinzip funktionieren. Hier kann nur vorher aufgeladenes Guthaben verwendet werden, was eine sehr gute Kostenkontrolle ermöglicht. Die geringeren Anforderungen an die Unternehmensbonität und die meist günstigeren Grundgebühren machen Debitkarten besonders für Neugründungen und kleinere Firmen attraktiv.
Funktionsumfang
Moderne Firmenkreditkarten überzeugen mit vielfältigen Funktionen - allen voran den zahlreichen Verwaltungsmöglichkeiten. Die Verwaltung erfolgt fast ausschließlich digital über spezielle Online-Portale oder Apps. Das ermöglicht Firmen einen immer aktuellen Überblick über die Ausgaben - einzelner Mitarbeitenden oder Abteilungen - und reduziert den bürokratischen Aufwand um ein Vielfaches.
- Echtzeit-Überblick über alle Kartentransaktionen
- Individuelle Limits pro Karte flexibel anpassbar
- Automatische Kategorisierung von Ausgaben
- Digitale Belegerfassung und -verwaltung
- Anbindung an Buchhaltungssysteme
- Ausgabe virtueller Karten für Online-Zahlungen
- Sperrung verlorener Karten mit wenigen Klicks
Vorteile
Eine Kreditkarte für Unternehmen vereinfacht die Abwicklung geschäftlicher Zahlungen erheblich. Durch die zentrale Verwaltung aller Ausgaben behalten Unternehmen stets den Überblick über sämtliche Transaktionen. Die digitale Belegerfassung automatisiert zeitaufwändige Buchhaltungsprozesse und ermöglicht eine transparente Kostenkontrolle in Echtzeit.
Besonders bei Dienstreisen oder Online-Einkäufen bietet eine Firmenkreditkarte große Vorteile: Mitarbeitende müssen keine privaten Auslagen mehr tätigen und die weltweite Akzeptanz ermöglicht problemlose Zahlungen im Ausland. Viele Anbieter locken zudem mit attraktiven Bonusprogrammen und Cashback-Optionen.
- Transparente Kostenkontrolle durch Echtzeit-Überwachung aller Kartentransaktionen
- Zeitersparnis bei der Buchhaltung durch automatische Belegerfassung und digitale Verwaltung
- Individuelle Ausgabelimits für einzelne Mitarbeitende oder Abteilungen
- Keine Vorstreckung privater Gelder durch Mitarbeitende notwendig
- Weltweite Akzeptanz und einfache Abrechnung von Dienstreisen
- Integration in bestehende Buchhaltungssysteme möglich
- Cashback und Bonusprogramme je nach Anbieter verfügbar
Kosten
Die Kosten für Firmenkreditkarten unterscheiden sich je nach Anbieter-Typ und Leistungsumfang deutlich. Wir haben zwei etablierte Anbieter für Sie verglichen:
Die Anzahl möglicher Karten richtet sich nach der Unternehmensgröße und Bonität. Die meisten Anbieter ermöglichen die Ausgabe beliebig vieler physischer und virtueller Karten. Entscheidend sind die Gesamtlimits und das Kreditvolumen.
E-Rechnungen
Der Empfang von elektronischen Rechnungen, ebenso wie die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD-Vorgaben, ist seit dem 01. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend. Dies betrifft sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD-Formate.
Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen: Große Unternehmen (Vorjahresumsatz (2026) > 800.000 Euro) müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, alle anderen Unternehmen ab 2028. Die verwendeten Formate müssen dabei der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht.
Funktionsumfang
Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang erfordert die passende Software-Lösung. Es gibt spezialisierte Systeme, die sich vor allem oder nur auf E-Rechnungen konzentrieren und All-in-One-Systeme, die beispielsweise im Rahmen einer großen Ausgabenmanagement- oder Buchhaltungssoftware auch E-Rechnungs-Funktionen bieten. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen:
Unterstützte Formate
Eine gute Software ermöglicht es Ihnen, XRechnungen einzulesen und ZUGFeRD-Rechnungen automatisch auszulesen. Auch während der Übergangsphase eingehende PDF-Rechnungen können verarbeitet werden. Automatische Validierungsfunktionen stellen sicher, dass alle empfangenen E-Rechnungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen.
Integration & Schnittstellen
Besonders wichtig sind die Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme. Die Software sollte sich nahtlos in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme einfügen. Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Flexible Exportmöglichkeiten in verschiedene Datenformate runden das Anforderungsprofil ab.
Revisionssichere Archivierung
Ein essentieller Bestandteil der E-Rechnungs-Software ist die gesetzeskonforme Archivierung. Das System muss gewährleisten, dass eingehende elektronische Rechnungen unveränderbar gespeichert und über den vorgeschriebenen Zeitraum von 10 Jahren jederzeit auffindbar sind.
Vorteile
Die Digitalisierung des Rechnungswesens sorgt für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen und bietet darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile:
Kosten
Die Kosten für eine E-Rechnungssoftware sind von vielen Faktoren abhängig - allen voran dem Anbieter und Funktionsumfang. Wir haben die Preise einiger etablierter Dienstleister für Sie recherchiert:
WISO MeinBüro:
- MeinBüro Desktop: ab ca. 14 Euro / Monat (jährliche Zahlung 178,80 Euro)
- MeinBüro Rechnungen: ab 9 Euro / Monat (jährliche Zahlung 72 Euro)
faktoora:
- Ab 9 Euro / Monat
easybill:
- Basic: 12 Euro / Monat - für Startups und wachsende Unternehmen
- Plus: 21 Euro / Monat - Topseller für alle Branchen auch Start im E-Commerce
- Business: 38 Euro / Monat - Komplettlösung ohne Einschränkungen
Neben den monatlichen Lizenzkosten fallen bei einigen Anbietern Einrichtungsgebühren oder Kosten für Schulungen an. Viele Dienstleister ermöglichen kostenlose Probezeiträume, in denen Sie die Software ausgiebig testen können.
Jetzt Ausgabenmanagement-Systeme vergleichen
Sie suchen eine passende Ausgabenmanagement-Software für Ihre Firma? In nur wenigen Schritten finden Sie durch unseren kostenlosen Angebotsvergleich den idealen Anbieter:
- Formular ausfüllen
- Anforderungen spezifizieren
- Passende Angebote erhalten
Was kostet ein Ausgabenmanagement-System?
Die Kosten für eine Ausgabenmanagement-Lösung hängen von zahlreichen Faktoren ab und variieren daher je nach Anbieter. Aspekte wie Leistungsumfang, Anzahl der Nutzer und Lizenzen sowie Integrationen mit anderen Systemen haben beispielsweise großen Einfluss auf den Endpreis. Auch Supportleistungen und Transaktionsvolumen bestimmen die Kosten mit. Viele Anbieter geben ihre Preise aus diesen Gründen erst auf individuelle Anfrage raus, was die Nennung eines Pauschalpreises unmöglich macht.
Unser Tipp: Viele Dienstleister bieten kostenlose Testphasen an. Hier können Sie genau prüfen, welche Funktionen Sie benötigen und welches Paket und welcher Anbieter optimal zu Ihren individuellen Anforderungen passen. Auch Kundenbewertungen anderer Unternehmen helfen Ihnen bei der Auswahl.
Darauf sollten Sie bei der Auswahl achten
Die Suche nach dem passenden Anbieter kann langwierig und schwer sein. Um Ihnen den Prozess zu vereinfachen, haben wir drei wichtige Kriterien für Sie zusammengetragen, die Sie bei der Wahl für einen Anbieter unbedingt im Kopf haben sollten:
Schnittstellen
Die meisten Anbieter unterstützen Standardschnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie SAP und Microsoft Dynamics sowie zu Buchhaltungssoftwares wie DATEV oder Lexware. Auch individuelle API-Anbindungen sind in der Regel möglich. Die konkrete Auswahl der verfügbaren Integrationen sollte im Auswahlprozess geprüft werden.
Sicherheit
Seriöse Anbieter setzen modernste Sicherheitsstandards ein und sind nach ISO 27001 für Informationssicherheit zertifiziert. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und in hochsicheren Rechenzentren gespeichert. Zusätzliche Sicherheit bietet die 2-Faktor-Authentifizierung. Viele Cloud-Anbieter gewährleisten zudem die DSGVO-konforme Datenspeicherung innerhalb der EU.
Übernahme bestehender Prozesse
Die meisten Systeme lassen sich flexibel an vorhandene Prozesse anpassen. Workflow-Regeln, Genehmigungshierarchien und Buchungsvorlagen können individuell konfiguriert werden. Es empfiehlt sich jedoch, die Einführung einer neuen Software auch zu nutzen, um bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren.
Häufige Fragen
Welche Anbieter sollte ich kennen?
Bei den folgenden Anbietern handelt es sich um etablierte Dienstleister. Beachten Sie, dass es darüber hinaus viele weitere Anbieter gibt, die zu Ihrem individuellen Bedarf passen und dass einige Dienstleister mehrere Ausgabenmanagement-Funktionen anbieten. Unser kostenloser Angebotsvergleich hilft Ihnen, den passenden Partner für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
- Ausgabenmanagement-Sofware: Circula, Payhawk, yokoy, Moss, finway
- Reisekostenabrechnung: rydoo, TravelPerk, Spendesk, yokoy, Circula
- Firmenkreditkarten: Pleo, Circula, Qonto
- E-Rechnungen empfangen: DATEV, WISO MeinBüro, faktoora, easybill, Candis, ELO
Wie lange muss ich elektronische Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen müssen genau wie Papierrechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung empfangen wurde. Wichtig: Es reicht nicht aus, nur einen Ausdruck der E-Rechnung aufzubewahren - die elektronische Version muss im Originalformat archiviert werden.
Welche Unterlagen werden für die Beantragung von Firmenkreditkarten benötigt?
Für die Beantragung von Firmenkreditkarten sind üblicherweise aktuelle Jahresabschlüsse, BWAs sowie Handelsregisterauszüge erforderlich. Bei Debitkarten sind die Anforderungen meist geringer.
*Alle Infos dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert (Stand 01/2025), Preise, Funktionen & Co. können sich allerdings jederzeit ändern.
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