Effizientes Personalmanagement beginnt mit der richtigen HR Software
Berge von Papierakten, unübersichtliche Excel-Tabellen oder manuelle Prozesse, die Zeit und Nerven kosten, sind auch in Ihrem Unternehmen bekannt? Mit der richtigen Human Resource Software wird die Personalverwaltung zum Kinderspiel. Schwer zu glauben? Überzeugen Sie sich selbst.
Für Eilige
HR-Software: Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine HR-Software optimiert die Personalverwaltung durch digitale Prozesse und Automatisierung. Zu ihren Kernfunktionen gehören beispielsweise die digitale Personalakte, Recruiting & Onboarding oder Personalentwicklung.
- Dadurch profitieren HR-Abteilungen von zahlreichen Vorteilen, die sich vor allem in puncto Effizienz, Kosten und Mitarbeiterzufriedenheit widerspiegeln.
- Professionelle Anbieter sichern sensible Personaldaten DSGVO-konform mit verschlüsselter Speicherung und Zugriffsrechten.
- Die Kosten für eine HR-Software hängen von einigen Faktoren ab und variieren daher zum Teil stark. Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden kann mit ca. 4.000-4.500 Euro / Jahr rechnen.
- Die passende Software-Lösung, die optimal zu Ihrem individuellen Bedarf passt, finden Sie mithilfe unseres kostenlose und unverbindlichen Angebotsvergleichs.
Was ist eine Personalverwaltungssoftware und warum ist sie unverzichtbar?
Eine HR Software ist das digitale Rückgrat moderner Personalabteilungen. Von der digitalen Personalakte über Zeiterfassung bis hin zur Talentförderung: Eine moderne HR-Software automatisiert und optimiert Prozesse und sorgt für eine reibungslose Verwaltung von Personaldaten. Dadurch schafft sie Freiräume für das Wesentliche in Ihrem Unternehmen - Ihre Mitarbeitenden und die strategische HR-Arbeit.
Kernfunktionen einer HR Software
Eine HR Software lockt mit zahlreichen modernen Funktionen, die die Prozesse einer HR-Abteilung optimieren. Es gibt Lösungen, die viele Funktionen miteinander verbinden und ein umfassendes System für HR-Abteilungen bieten und solche, die sich speziell auf einen bestimmten Bereich, wie Talent Management, spezialisiert haben. Welche Lösung für Sie die Richtige ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Zu den Kernfunktionen einer HR Software gehören:
- Digitale Personalakte: Zentrale und sichere Verwaltung aller Mitarbeiterdaten
- Zeiterfassung und Urlaubsmanagement: Automatisierte Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten
- Bewerbermanagement: Strukturierte Bearbeitung von Bewerbungen und Recruiting-Prozessen
- Onboarding-Management: Optimierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Weiterbildungs- und Talentmanagement: Förderung der Mitarbeiterentwicklung
- Reporting und Analytics: Datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für das Management
Die 6 wichtigsten Vorteile einer digitalen HR Software
Die Implementierung einer professionellen HR Software wirkt sich positiv auf Effizienz, Kosten und Mitarbeiterzufriedenheit aus:
1. Mehr Zeit für das Wesentliche
Automatisierte Prozesse, wie die Erstellung von Standarddokumenten und Berichten, entlasten Ihre HR-Abteilung. Statt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen, kann sie sich auf die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden konzentrieren.
2. Fehlerfrei und effizient
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Eine HR Software reduziert Fehler und sorgt für mehr Genauigkeit bei Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung und Vertragsverwaltung. Darüber hinaus profitiert Ihre HR-Abteilung von automatischen Erinnerungen, wie beispielsweise dem Ende einer Probezeit oder einer Vertragsverlängerung.
3. Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Self-Service-Portale ermöglichen Mitarbeitenden, ihre Daten eigenständig zu verwalten und zu aktualisieren. Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Weiterbildungsanfragen oder Zeiterfassung lassen sich bequem online regeln. Die einfache Kommunikation mit der HR-Abteilung sorgt darüber hinaus dafür, dass Anfragen und Anliegen zeitnah bearbeitet werden können.
4. Skalierbar und zukunftssicher
Eine cloudbasierte HR Software wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie benötigen mehr Funktionen? Kein Problem - Module lassen sich flexibel erweitern.
5. Kostenreduktion und höhere Datenqualität
Die Zentralisierung und Digitalisierung von HR-Prozessen sorgt für eine Reduzierung des Papierverbrauchs und des physischen Speicherplatzes. Darüber hinaus werden Bearbeitungszeiten für Standardprozesse um ein Vielfaches verkürzt und dabei gleichzeitig Fehler und Inkonsistenzen in den Personaldaten vermieden. Die höhere Datenqualität ermöglicht zudem bessere Analysen und fundierte Entscheidungen im Personalbereich.
6. Integrationsmöglichkeit mit bestehenden Systemen
Die Integration einer HR Software in die bestehende IT-Landschaft ist entscheidend für einen reibungslosen Informationsfluss. Die meisten modernen Systeme verfügen daher über zahlreiche Schnittstellen, wie:
- Standardschnittstellen zu gängigen ERP- und Finanzsystemen (SAP, Microsoft, Dynamics etc.)
- API-Schnittstellen für individuelle Integrationen
- Single-Sign-On-Lösungen für nahtlose Nutzererfahrung
- Datenaustausch mit Lohnabrechnungs- und Zeiterfassungssystemen
- Integration mit Recruiting-Plattformen und Jobportalen
Exkurs: Personalinformationssystem (HRIS), HRMS, HCM - gibt es Unterschiede?
HRIS (Human Resource Information System), HRMS (Human Resource Management System) und HCM (Human Capital Management) werden in den meisten Fällen als Synonyme für HR Software verwendet und meinen in der Regel auch nahezu dasselbe. Wenn man sich den Ursprung der Begriffe anschaut, gibt es jedoch geringfügige Unterschiede:
HRIS
Ein HRIS, auch Personalinformationssystem genannt, diente ursprünglich als zentrale Datenbank für alle relevanten Mitarbeiterinformationen. Diese Systeme fokussierten sich auf die grundlegende Verwaltung von Personaldaten wie:
- Personalstammdaten
- Gehalts- und Vergütungsinformationen
- Dokumentenverwaltung für Arbeitsverträge, Zeugnisse & Co.
- Basis-Reporting-Funktionen
HRMS
Ein HRMS ging über die Grundfunktionen eines HRIS hinaus und integrierte weitere Module für ein umfassendes Personalmanagement. Diese erweiterten Systeme umfassten zusätzlich:
- Rekrutierungsmanagement
- Performance-Management
- Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
- Urlaubsmanagement
- Schnittstellen zur Lohnabrechnung
HCM
HCM-Systeme stellten die nächste Evolutionsstufe dar und ergänzten die HRMS-Funktionalitäten um strategische Komponenten:
- Talent- und Kompetenzmanagement
- Karriereplanung und Nachfolgemanagement
- Learning Management
- Vergütungsmanagement
- Erweiterte Mitarbeiteranalysen
Heutzutage werden die Lösungen in der Regel alle gemeinsam in einer HR-Software gebündelt und unterstützen Unternehmen dabei, das volle Potenzial ihrer Mitarbeitenden zu erschließen und strategische HR-Entscheidungen zu treffen.
Datenschutz und Compliance in einer HR Software
Bei der Verwaltung sensibler Personaldaten ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unerlässlich. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters daher unbedingt auf die Rechtskonformität. Dazu gehören:
DSGVO-konforme Datenspeicherung
Moderne HR-Systeme gewährleisten den Schutz personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung:
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten
- Granulare Zugriffsrechte und Rollenkonzepte für automatisierten Datenzugriff
- Dokumentierte Einwilligungen der Mitarbeitenden zur Datenverarbeitung
- Automatische Löschroutinen für nicht mehr benötigte Daten
- Audit-Trails zur Nachverfolgung aller Aktivitäten im System
Revisionssichere Archivierung
Personalunterlagen müssen oft über Jahre hinweg aufbewahrt werden. Eine professionelle HR Software ermöglicht eine rechtssichere digitale Archivierung:
- Unveränderbare Speicherung wichtiger Dokumente
- Nachvollziehbare Dokumentation aller Änderungen
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Sichere Vernichtung nach Ablauf der Fristen
Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass der Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhält. Zertifizierungen sind beispielsweise ein guter Anhaltspunkt. Auch Bewertungen anderer Kunden können Aufschluss über die Rechtssicherheit eines Dienstleisters geben.
Jetzt die passende HR-Software finden
HiBob, Personio, deel & Co. sind etablierte Anbieter von HR-Tools. Der richtige Anbieter für Ihr Unternehmen ist allerdings der, der am besten zu Ihrem individuellen Bedarf passt. Wir helfen Ihnen in nur drei Schritten dabei, die optimale Software für Ihre Anforderungen zu finden:
- Formular ausfüllen
- Anforderungen spezifizieren
- Passende Angebote erhalten
Welche Kosten entstehen für eine professionelle HR-Software?
Die Kosten für HR-Systeme variieren, da sie von unterschiedlichen Faktoren abhängen. Dazu gehören Unternehmensgröße bzw. die Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeitenden sowie der benötigte Funktionsumfang und der Implementierungs- und Schulungsaufwand.
- Grundsätzlich arbeiten die meisten Anbieter mit einer monatlichen Grundgebühr pro Nutzer, die häufig bei rund 10 Euro startet. Zusätzlich kommt in der Regel ein Grundpreis von rund 100 Euro / Monat.
- Hinzu kommen weitere Kosten für spezielle HR-Features wie Recruiting, Lohnabrechnung, Personalentwicklung oder Zeitmanagement, die entweder als zusätzliche Module gebucht werden oder Teil von höherpreisigen Paketen sind.
Ausgehend von einem Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden, das sämtliche relevanten Funktionen gebucht hat, ergeben sich so Gesamtkosten im Bereich von 4.000 bis 4.500 Euro / Jahr.
Good to know: Künstliche Intelligenz in einer HR Software
Die Technologie entwickelt sich stetig weiter. Innovationen und neue Konzepte prägen auch die Entwicklung von Personalmanagementsystemen:
- Automatische Vorsortierung von Bewerbungen basierend auf Qualifikationsprofilen
- Intelligente Analyse von Mitarbeiterkompetenzen und Skill-Gaps
- Vorhersage von Personalbedarf und Fluktuationsrisiken
- Chatbots für die Beantwortung häufiger HR-Anfragen
Diese Funktionen helfen, HR-Prozesse noch effizienter zu gestalten und strategische Entscheidungen besser zu unterstützen.
Häufige Fragen
Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?
Ihr Schreibtisch ist überladen mit Aktenordnern, und jedes Mal, wenn Sie ein Mitarbeiterdokument benötigen, beginnt die mühsame Suche. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor, wird es Zeit, etwas zu ändern. Denn: In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Traditionelle, papierbasierte Personalakten sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und schwer zu verwalten. Digitale Personalakten bieten die Lösung:
Wofür benötigt man (ein) Talent-Management-Funktionen / System?
Die Geschäftswelt ist dynamisch. Umso wichtiger ist es, nicht nur die besten Talente einzustellen, sondern diese vor allem auch langfristig zu fördern und zu binden. Genau hier setzen Talent Management Systeme an. Stellen Sie sich einfach vor, Ihr Unternehmen ist wie ein Orchester: Jedes Instrument - sprich jeder Mitarbeitende - trägt zum harmonischen Gesamtklang bei. Ein TMS fungiert dabei als Dirigent, der sicherstellt, dass alle Talente optimal eingesetzt und weiterentwickelt werden.
Wie finde ich die passende HR-Software?
Die Wahl des richtigen HR-Systems ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Um die optimale Lösung zu finden, sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:
4. Integration
- Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen
- Kompatibilität mit Lohnabrechnung und ERP-Systemen
- Single-Sign-On-Möglichkeiten
- API-Verfügbarkeit für individuelle Erweiterungen
5. Support und Service
- Umfang der Implementierungs-Unterstützung
- Verfügbarkeit von Schulungen und Dokumentationen
- Reaktionszeiten bei technischen Problemen
- Erreichbarkeit des Supports (Zeiten, Sprachen)
Unser Tipp: Nutzen Sie kostenlose Testphasen und Produktdemonstrationen, um die Usability und Funktionalität der Software in der Praxis zu erleben. Ein unverbindlicher Angebotsvergleich gibt Ihnen zudem Klarheit über die tatsächlichen Kosten und Leistungen verschiedener Anbieter.
*Alle Infos dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert (Stand 03/2025), Preise, Funktionen & Co. können sich allerdings jederzeit ändern.
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