Datenschutz-Lösungen: Für mehr Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen
Steigende Datenschutzanforderungen stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Mit den richtigen Datenschutz-Lösungen stellen Sie Ihr Unternehmen rechtssicher auf, automatisieren wichtige Prozesse und minimieren das Risiko von teuren Bußgeldern. Wir helfen Ihnen, die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Für Eilige
Die wichtigsten Datenschutz-Lösungen im Überblick
- Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) bietet einen organisatorischen Rahmen für alle datenschutzrelevanten Aspekte.
- Eine Datenschutzsoftware automatisiert wichtige Prozesse und hilft bei der DSGVO-konformen Dokumentation.
- Externe Datenschutzbeauftragte bieten Fachexpertise und Rechtssicherheit ohne internen Schulungsaufwand.
- Regelmäßige Datenschutzaudits decken Schwachstellen auf und zeigen konkrete Handlungsempfehlungen.
- Mitarbeiterschulungen erfüllen die gesetzliche Schulungspflicht und reduzieren Risiken durch Sensibilisierung.
- Die passende Lösung für Ihren individuellen Bedarf finden Sie mithilfe unseres kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleichs.
Darum ist Datenschutz so wichtig
Der Schutz personenbezogener Daten hat eine fundamentale Bedeutung für Unternehmen jeder Größe erlangt. An erster Stelle steht dabei die Erfüllung rechtlicher Anforderungen. Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen nicht nur hohe Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes, sondern auch langwierige Rechtsstreitigkeiten und behördliche Auflagen, die erhebliche Ressourcen binden können.
Gleichzeitig sind die Reputationsschäden nach Datenschutzvorfällen oft gravierend, denn viele Verbraucher überdenken ihre Geschäftsbeziehung mit dem betroffenen Unternehmen. Im Umkehrschluss gewinnen Sie durch konsequenten Datenschutz das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern, was sich in höherer Kundenbindung und -zufriedenheit niederschlägt. Dadurch verschaffen Sie sich wiederum einen Wettbewerbsvorteil.
Nicht zuletzt schützt ein durchdachtes Datenschutzkonzept vor Industriespionage und Datendiebstahl durch Cyberkriminelle, wodurch sensible Geschäftsgeheimnisse und Ihr geistiges Eigentum besser geschützt sind.
Um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen sicherzustellen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen.
DSMS: So meistern Sie Ihr Datenschutzmanagement
Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist ein umfassendes Managementsystem, das den organisatorischen Rahmen für alle datenschutzrelevanten Aspekte im Unternehmen bildet. Es beinhaltet beispielsweise:
Datenschutzmanagementsysteme vergleichen
Sie beschreiben Ihren Bedarf, wir finden passende Anbieter und ermöglichen so vergleichbare Angebote.
Angebotsvergleich- Organisationsstrukturen
- Verantwortlichkeiten
- Prozesse und Verfahren
- Richtlinien und Dokumentation
- Kontrollen und Audits
- Schulungskonzepte
- Tools und Software
Ein erfolgreiches Datenschutzmanagement basiert damit auf mehreren Säulen, die optimal aufeinander abgestimmt sein müssen, damit Ihr DSMS reibungslos funktioniert. Die wichtigsten Bestandteile eines DSMS sind:
Dokumentation und Prozesse
Das Fundament eines DSMS bildet die systematische Dokumentation. Hierzu gehören nicht nur das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Datenschutzrichtlinien, sondern auch klar definierte Prozesse für den Umgang mit Datenpannen oder Betroffenenanfragen. Eine DSMS Software unterstützt Sie dabei mit vordefinierten Workflows und Templates.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Datenschutz funktioniert nur, wenn alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen. Ein DSMS hilft Ihnen dabei, Zuständigkeiten klar zu regeln und die notwendigen Schulungen zu organisieren. Moderne Software-Lösungen bieten hierfür spezielle Module:
- Digitale Schulungsplattformen für Mitarbeitende
- Automatische Dokumentation von Schulungsnachweisen
- Workflows für Freigabeprozesse
- Integriertes Audit-Management
DSMS vs. Datenschutzsoftware: Was ist der Unterschied?
Nicht zu verwechseln ist ein DSMS mit einer Datenschutzsoftware. Zwar überschneiden sich die Lösungen in einigen Funktionalitäten, jedoch unterscheiden sie sich vor allem in ihrer Reichweite und ihrem Umfang.
Während ein DSMS den gesamten organisatorischen Rahmen bildet, der sicherstellt, dass alle relevanten Datenschutzanforderungen erfüllt werden, ist eine Datenschutzsoftware „nur“ ein technisches Tool, das bestimmte Aspekte des Datenschutzmanagements unterstützt. Sie ist also ein möglicher Bestandteil eines DSMS.
Zentrale Funktionen einer Datenschutzsoftware
Die Auswahl einer passenden Software für das Datenschutzmanagement ist entscheidend für die effiziente Umsetzung der DSGVO. Moderne Lösungen bieten dabei weit mehr als nur die Dokumentation von Prozessen. Sie unterstützen Unternehmen ganzheitlich bei allen relevanten Datenschutzaufgaben:
- Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten und Prozessen
- Verwaltung von Einwilligungen und Datenschutzerklärungen
- Meldung von Datenschutzverletzungen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Netzwerkzugriffskontrolle und Verschlüsselung
Externer Datenschutzbeauftragter: Expertise für Ihren Betrieb
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist ein unabhängiger Fachexperte, der von Unternehmen beauftragt wird, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten zu erfüllen. Er überwacht die Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften, berät die Geschäftsführung, dokumentiert Verarbeitungstätigkeiten und fungiert als Schnittstelle zu Aufsichtsbehörden. Durch seine externe Position gewährleistet er Unabhängigkeit in der Beratung und bringt oft branchenübergreifende Expertise sowie aktuelle Fachkenntnisse mit, ohne dass das Unternehmen in eigene Schulungen investieren muss.
Er beginnt mit einer gründlichen Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Datenschutz-Situation und entwickelt daraus einen konkreten Maßnahmenplan. Im laufenden Betrieb steht er dann als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung und stellt die kontinuierliche Einhaltung aller Datenschutzvorgaben sicher. Als Experte übernimmt er sämtliche gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben. Dazu gehören vor allem:
- Beratung der Geschäftsführung in allen Datenschutzfragen
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften
- Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
- Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Vorteile eines externen DSB
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen die effizienteste Lösung, um die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Mit einem erfahrenen externen DSB setzen Sie auf professionelle Expertise und sparen sich den Aufwand für die interne Ausbildung eines Mitarbeitenden.
Wann Sie einen externen Datenschutzbeauftragten beauftragen sollten
Wenn Ihr Unternehmen mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt oder wenn Sie geschäftsmäßig personenbezogene oder sensible Daten verarbeiten, ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend. Dieser darf sowohl intern als auch extern sein.
Die Entscheidung für einen externen Datenschutzbeauftragten ist in vielen Fällen sinnvoll, auch für kleine Unternehmen. Besonders wenn:
- Sie intern nicht über die erforderliche Datenschutz-Expertise verfügen
- Sie Kosten und Aufwand für kontinuierliche Mitarbeiterschulungen vermeiden möchten
- Sie maximale Rechtssicherheit im Datenschutz anstreben
- Sie sich vor hohen DSGVO-Bußgeldern schützen wollen
Jetzt die richtige Datenschutz-Lösung finden
Sie möchten Risiken minimieren und Ihr Unternehmen langfristig rechtssicher aufstellen? In nur wenigen Schritten finden Sie durch unseren kostenlosen Angebotsvergleich die ideale Datenschutz-Lösung für Ihren individuellen Bedarf:
- Formular ausfüllen
- Anforderungen spezifizieren
- Passende Angebote erhalten
Datenschutzaudit & -beratung: Diese Analyse braucht Ihr Unternehmen
Datenschutzberatung ist mehr als nur die Erstellung einer Datenschutzerklärung. Es beinhaltet verschiedene Module, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt werden und helfen, Ihre Datenschutzmaßnahmen zu bewerten.
Dabei beginnt ein Audit mit Hilfe von Fragebögen und Interviews meist mit der Analyse des Status quo. Darauf aufbauend erfolgt die Auswertung und Erstellung eines Berichts mit konkreten Handlungsempfehlungen. Die Umsetzung wird dann gemeinsam mit dem Berater geplant.
Umfassende Datenschutz-Risikoanalyse & Audit
- Prüfung aller datenschutzrelevanten Prozesse auf DSGVO-Konformität
- Aufdecken kritischer Datenschutzlücken vor der nächsten Prüfung
- Konkrete Handlungsempfehlungen zur Beseitigung von Schwachstellen
- Priorisierter Maßnahmenkatalog für maximale Rechtssicherheit
Rechtssichere Datenschutzdokumentation
- Analyse fehlender oder mangelhafter Dokumentation
- Erstellung DSGVO-konformer Datenschutzerklärungen
- Rechtssichere Formulierung von TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen)
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
- Vorbereitung auf Kontrollen durch Aufsichtsbehörden
DSGVO-Beratung und Umsetzung
- Überprüfung bestehender Datenverarbeitungsprozesse
- Entwicklung rechtskonformer Abläufe und Dokumentation
- Mitarbeiterschulung zu konkretem Umgang mit Daten
- Implementierung notwendiger technischer Maßnahmen
Welche externe Unterstützung ist die richtige für Sie?
Je nach Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung haben Sie verschiedene Möglichkeiten, professionelle Datenschutzberatung in Anspruch zu nehmen:
Externer Datenschutzbeauftragter
Mit einem externen Datenschutzbeauftragten setzen Sie auf kontinuierliche Betreuung statt punktueller Beratung. Sie erhalten einen festen Ansprechpartner, der die rechtssichere Umsetzung aller DSGVO-Pflichten in Ihrem Unternehmen verantwortet. Durch regelmäßige Audits werden potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und minimiert. Bei allen datenschutzrechtlichen Fragen und Herausforderungen steht Ihnen Ihr Datenschutzbeauftragter direkt zur Verfügung.
Datenschutz Consulting
Das Datenschutz Consulting bietet Ihnen kurzfristige und flexible Unterstützung bei konkreten Problemen - ohne langfristige vertragliche Bindung. Sie erhalten eine fokussierte Beratung zu einzelnen Datenschutzthemen, die Sie aktuell beschäftigen. Diese Form der Unterstützung eignet sich besonders, wenn Sie punktuellen Optimierungsbedarf haben und keine dauerhafte Betreuung benötigen. Das ist beispielsweise auch dann der Fall, wenn Sie einen internen Datenschutzbeauftragten haben, der zusätzliche Unterstützung durch externe Expertise benötigt. Die Berater analysieren Ihre spezifische Situation und entwickeln passgenaue Lösungen für Ihre aktuellen Datenschutzherausforderungen.
Datenschutzschulung für Mitarbeitende und Datenschutzbeauftragte
Die Pflicht zur regelmäßigen Mitarbeiterschulung stellt viele Unternehmen vor organisatorische Herausforderungen. Spezialisierte Datenschutzschulungen machen es Ihnen leicht, dieser Verpflichtung nachzukommen.
Eine gute Datenschutzschulung zeichnet sich dabei vor allem durch praxisnahe Inhalte und eine flexible Durchführung aus. Ihre Mitarbeitenden lernen, was sie für den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag benötigen - nicht mehr und nicht weniger. Folgende Faktoren zeichnen eine gute Mitarbeiterschulung aus:
- Rechtssichere Inhalte durch regelmäßige Aktualisierung nach DSGVO-Standards
- Konkrete Handlungsanweisungen statt theoretischer Rechtsgrundlagen
- Flexibles Online-Learning ohne Arbeitsunterbrechungen
- Automatische Dokumentation der Teilnahme durch digitale Zertifikate
- Branchen- und rollenspezifische Schulungsmodule
- Bei Wunsch neben Datenschutzthemen auch Inhalte wie Cybersicherheit und Compliance
Übrigens: Eine Datenschutzschulung für Mitarbeitende sollte möglichst einmal im Jahr durchgeführt werden. Bei Änderungen der rechtlichen Vorgaben oder nach Datenschutzvorfällen können zusätzliche Schulungen erforderlich sein. Auffrischungen sollten dabei Teil der jährlichen Schulung sein, jedoch ist es wichtig, nicht jedes Jahr ein und dieselbe Schulung durchzuführen. Das ist für Ihre Mitarbeitenden nicht nur ineffektiv, sondern auch langweilig. Dienstleister wie IS-FOX arbeiten daher von Anfang an mit einem mehrjährigen Lernplan.
Seminare für Datenschutzbeauftragte: Der Weg zur qualifizierten Fachkraft
Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn sie mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen oder wenn sie geschäftsmäßig personenbezogene oder besonders sensible Daten verarbeiten. Der Datenschutzbeauftragte kann sowohl ein Mitarbeitender als auch ein externer Dienstleister sein.
In allen Fällen verlangt die DSGVO, dass Datenschutzbeauftragte über das erforderliche Fachwissen verfügen. Eine fundierte Schulung bereitet optimal auf vielfältige Aufgaben vor und berücksichtigt sowohl rechtliche als auch technische Aspekte. In mehreren Modulen erwerben Datenschutzbeauftragte umfassendes Fachwissen zu allen relevanten Bereichen:
- Rechtliche Grundlagen der DSGVO und BDSG
- Praktische Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen
- Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Erstellung rechtssicherer Dokumentationen
- Rechte der Betroffenen
- Management von Datenpannen und Behördenkommunikation
Gut zu wissen: Die Seminare für Datenschutzbeauftragte sind meist länger als normale Mitarbeiterschulungen und können über mehrere Tage verteilt sein. Häufig erfolgt am Ende auch eine Art Prüfung, die bei Bestehen mit einer Zertifizierung belegt wird.
So finden Sie den richtigen Schulungsanbieter
Die Wahl des richtigen Schulungsanbieters ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Datenschutz-Weiterbildung, ganz gleich ob für Ihre Mitarbeitenden oder für Datenschutzbeauftragte. Professionelle Anbieter zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:
Qualität der Schulungsinhalte
Achten Sie besonders auf die fachliche Expertise des Anbieters. Die Inhalte sollten von erfahrenen Datenschutzexperten entwickelt und regelmäßig aktualisiert werden. Referenzen und Zertifizierungen geben zusätzliche Sicherheit bei der Auswahl.
Flexible Lernmöglichkeiten
Moderne E-Learning-Plattformen ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, die Schulungen zeitlich flexibel und ortsunabhängig zu absolvieren. Ein guter Dienstleister bietet zudem verschiedene Lernformate wie Videos, interaktive Übungen und Praxisbeispiele an.
Support und Betreuung
Eine kompetente Beratung vor der Schulung und ein zuverlässiger technischer Support während der Durchführung sollten selbstverständlich sein. Besonders bei der Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten ist auch eine fachliche Betreuung durch Experten wichtig.
Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihr Dienstleister Schulungsnachweise aushändigt. Das ist wichtig als Nachweis für Auditoren, Behörden & Co. Jeder Teilnehmer sollte dabei ein eigenes Zertifikat bekommen.
Ein weiterer Tipp: Viele Dienstleister bieten eine kostenlose Testphase oder Demo an. Hier bekommen Sie einen guten Einblick, ob der Anbieter Ihre Erwartungen erfüllt.
Kostenfaktoren von Datenschutz-Lösungen
Die Kosten für Datenschutz-Lösungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, allen voran der gewählten Lösung, aber auch der Unternehmensgröße und dem Leistungsumfang. Wir haben Kostenfaktoren und Preisbeispiele für die vorgestellten Lösungen recherchiert, die Ihnen vor allem als erste Orientierung dienen sollen:
Datenschutzmanagementsystem
Preisbeispiel DSMS SmartKit (Komplettpaket für Datenschutz)
- Mietmodell: 200 Euro / Monat
- Einmalige Gebühr in Höhe von 500 Euro für Einrichtung & Webtraining
- Inklusive: Updates bei relevanten Änderungen im Datenschutzrecht, regelmäßiger Kunden-Newsletter, jährlicher DSMS Quick-Check
Stand (02/2025)
Datenschutzsoftware
Viele Anbieter arbeiten mit verschiedenen Paketen, die sich in ihrem Leistungsumfang und daher auch in ihren Kosten unterscheiden. Welches Paket zu Ihnen passt, ist zum einen abhängig von Ihren individuellen Anforderungen, zum anderen auch von Ihren Wachstumsplänen und dem spezifischen Anbieter.
Für kleine Unternehmen und Startups sind günstige Einstiegspakete, die später flexibel erweitert werden können, meist sehr interessant, während mittelgroße Betriebe häufig von einem durchdachten Workflow-Management und der Integration in bestehende Systeme profitieren. Konzerne und große Unternehmen benötigen mandantenfähige Cloud-Lösungen mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten. Natürlich handelt es sich hierbei nur um grundlegende Anforderungen - welche Lösung die für Sie richtige ist, hängt wie gesagt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Mithilfe unseres kostenlosen Service-Formulars können Sie Ihren Bedarf definieren und bekommen darauf zugeschnittene unverbindliche und vergleichbare Angebote.
Preisbeispiel des Anbieters heyData
Alle Preise verstehen sich bei jährlicher Zahlung.
Preisbeispiel des Anbieters Datendo
Alle Preise verstehen sich bei jährlicher Zahlung.
Externer Datenschutzbeauftragter
Viele Dienstleister geben auch hier ihre Preise erst auf individuelle Anfrage bekannt. TÜV Süd beispielsweise kommuniziert seine Preise transparent:
- Medium Plus-Paket: 400 Euro / Monat
- Premium-Paket: 600 Euro / Monat
- Excellence-Paket: 950 Euro / Monat
Stand (02/2025)
Datenschutzaudit
Datenschutzaudits werden unterschiedlich angeboten und abgerechnet. Sie können sowohl als eigenständige Dienstleistung mit separater Preisstruktur vorkommen als auch als Teil eines umfassenderen Dienstleistungspakets.
Preise für eigenständige Datenschutzaudits werden üblicherweise individuell kalkuliert. Folgende Faktoren sind dabei besonders wichtig: Unternehmensgröße, Komplexität der Datenverarbeitung, Umfang des Audits, Zeitaufwand der Prüfung.
Häufig sind sie aber auch in die Gesamtleistungen von Datenschutz-Lösungen integriert. So beispielsweise in folgenden vorgestellten Preisbeispielen: heyData, Byght.
Datenschutzschulung
Preisbeispiel IS-FOX: Mitarbeiterschulung
- Mit dem Flex-Angebot können Sie aus verschiedenen Schulungsbereichen wählen. Zur Wahl stehen Datenschutz, Arbeitssicherheit, Cyber-Security und Compliance. Das Flex-Paket ist ab circa 29 Euro / Nutzer / Jahr erhältlich.
- Möchten Sie direkt von allen Schulungsbereichen profitieren, ist das All-In-One-Paket die richtige Lösung. Dieses gibt es ab circa 41 Euro / Nutzer / Jahr.
Preisbeispiel Gesellschaft für Datenschutz (in Zusammenarbeit mit der DEKRA): Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten
- Seminarkosten: 1747 Euro
- Zertifizierungskosten: 225 Euro
Häufige Fragen
Lassen sich bereits bestehende Systeme an eine Datenschutzsoftware anbinden?
Einige Anbieter bieten Schnittstellen zu ERP- und CRM-Softwares, gängigen IT-Systemen oder Microsoft 365. Die konkreten Integrationsmöglichkeiten sollten im Vorfeld jedoch individuell mit dem Anbieter geklärt werden.
Wie oft sollte ein Datenschutzaudit durchgeführt werden?
Die Häufigkeit von Datenschutzaudits ist unter anderem abhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder dem mit der Datenverarbeitung verbundenen Risiko. Es wird empfohlen, mindestens jährliche Audits durchzuführen, eine Vorschrift der DSGVO gibt es dafür allerdings nicht. Denn ein Datenschutzaudit ist nicht verpflichtend.
Welche Qualifikationen muss ein externer Datenschutzbeauftragter mitbringen?
Ein externer Datenschutzbeauftragter muss über fundierte Kenntnisse der DSGVO und des BDSG verfügen sowie IT-Grundkenntnisse besitzen. Professionelle externe Datenschutzbeauftragte bilden sich zudem regelmäßig weiter und sind zertifiziert.
*Alle Infos dieser Seite wurden nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert (Stand 02/2025), Preise und Funktionen können sich allerdings jederzeit ändern.
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