Managed Print Services: Transparenz und Kostenreduzierung
Das Management von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten ist anspruchsvoll. Es kann schnell unübersichtlich werden und häufig fehlt es an einer zentralen Verwaltungsinstanz. Hierdurch gehen wertvolle Informationen über Gerätestatus, Stand der Hard- und Software, anstehende Wartungen oder Füllstände verloren, wodurch ein erfolgreiches Gerätemanagement erschwert wird. Managed Print Services zielen auf ein zentralisiertes Management der Druck-Infrastruktur ab, wodurch eine intelligentere und effizientere Arbeit ermöglicht werden soll. Das Konzept beginnt mit einer Analyse der aktuellen Situation und optimiert diese individuell, wodurch Effektivität maximiert und überflüssige Kosten minimiert werden sollen.
Managed Print Services im Überblick
Allgemein umfasst der Begriff Managed Print Service (MPS) Dienstleistungen von Unternehmen, die sich mit der Verwaltung, Kontrolle und Optimierung von Output-Geräten befassen. Der Begriff findet vielfältig Anwendung und beschreibt eine Reihe von Maßnahmen, die darauf abzielen Transparenz und Kontrolle in die Druck- und Dokumentenverarbeitung zu bringen. Diese ermöglichen wertvolle Einsicht in Arbeits- und Druckprozesse und bieten die Möglichkeit diese zu optimieren, wodurch Zeit, Geld und Aufwand gespart wird. Managed Print Services werden beispielsweise von Systemhäusern, IT-Dienstleistern oder verschiedenen Druckerherstellern angeboten. Durch ihren individuellen Service heben sich Managed Print Services maßgeblich von anderen Drucklösungen ab.
Eigenständige Anschaffung
Die eigenständige Anschaffung von Output-Devices in Unternehmen ist die bekannteste Form von betrieblichen Drucklösungen. Hier entscheiden sich Betriebe und Büros für einen Anbieter mit passenden Kauf-, Miet- und Leasingkonditionen, wobei alle drei Modelle mit anbieterspezifischen Leistungen einhergehen. Auf diese Weise haben Sie die freie Wahl in Bezug auf die verwendeten Geräte und Modelle und deren Anzahl..
Managed Print Services
MPS beschreiben Dienstleistungen im Sinne der Etablierung und Optimierung von Drucklösungen. Sie kümmern sich um Aufbau und Management einer möglichst zeit- und kostensparenden Druckerflotte. Sie bieten eine Kombination aus Bereitstellung von Geräten, die individuell auf Ihr Anwendungsgebiet zugeschnitten sind, sowie Management, Support und Wartung dieser. Die Finanzierungsoptionen sind anbieterspezifisch.
Externer Druck
Zudem gibt es auch die Möglichkeit auf einen externen Dienstleister von Drucklösungen zurückzugreifen, wie beispielsweise Copyshops oder Druckereien. Diese Option ist zwar relativ kosten- und aufwandsintensiv, sichert Ihnen jedoch einen hohen Grad an Flexibilität zu. Wenn Sie nur ein geringes Druckvolumen oder nur begrenzt Platz zur Verfügung haben, kann die Beauftragung eines externen Unternehmens eine gute Lösung sein.
Managed Print Services kombinieren Flexibilität mit moderner Technik und einer Vielzahl von verschiedenen Finanzierungsmethoden. Unter dem Gesichtspunkt, dass jährlich rund 34 Millionen Euro für Druck- und Kopierprozesse ausgegeben werden, erscheint eine Optimierung von genau diesen Prozessen durch MPS besonders erforderlich. Sorgt beispielsweise die aktuell verwendete Druck-Infrastruktur für anhaltende Probleme im Arbeitsalltag, ist eine kritische Betrachtung der bisherigen Prozesse im Sinne der MPS sinnvoll. Auffälligkeiten in der Druckerflotte, die für Komplikationen im Arbeitsalltag sorgen können, sind hier beispielsweise eine große Zahl an verschiedenen Gerätemodellen, veraltete Hard- oder Software, häufige Störungen oder lange Wartezeiten bei Druckprozessen.
Organisation und Durchführung von Managed Print Services
In der Struktur ähnelt die Implementierung von Managed Print Services der Durchführung des papierlosen Büros, da auch hier ein Zyklus von Analyse, Konzeptionierung und Umsetzung sowie Kontrolle und Verbesserung verfolgt wird. In der Umsetzung von Managed Print Services lassen sich mehrere Projektschritte identifizieren, wobei nicht alle Schritte in jedem Unternehmen zu gleichen Maßen umgesetzt werden müssen.
Ist-Zustand
Zunächst wird der aktuelle Zustand der Output-Geräte untersucht. Hierzu zählt die Betrachtung der verwendeten Hard- und Software sowie deren Standort und Status. Zudem wird das Druckverhalten analysiert und mit den tatsächlichen Anforderungen verglichen.
Soll-Zustand
Im nächsten Schritt wird der angestrebte Soll-Zustand skizziert. Es wird ein individuelles und möglichst ökonomisches Konzept für das Unternehmen definiert, wobei die konkreten Ziele von Anbieter und Auftraggeber gemeinsam festgelegt werden.
Konzeption
Das Rollout umfasst die Umsetzung der geplanten Maßnahmen, wobei dies einerseits ggf. die Installation neuer Hard- und Software umfasst sowie die Einführung der Mitarbeiter in diese. Hier ist vor allem der (technische) Support durch den Dienstleister der MPS zentral.
Review
Haben Sie sich dazu entschieden Managed Print Services in Anspruch zu nehmen, sollte nach einer gewissen Zeit ein Review der durchgesetzten Maßnahmen erfolgen. Es werden die Auswirkungen der MPS überprüft, woraufhin Prozesse angepasst und optimiert werden können.
Zudem lassen sich verschiedene Schritte in der Umsetzung identifizieren, wobei die Optimierung von Output-Devices, Technik und Druckflow zu den wichtigsten gehören. Die Optimierung der Output-Devices hat zum Ziel, bestehende Geräte und deren Einsatz zu analysieren und diese hinsichtlich Effizienz und Kostensenkung zu optimieren. In diesem Schritt können Empfehlungen für eine überarbeitete Geräteumgebung - wie beispielsweise der Austausch von veralteter Hardware oder eine geeignetere Platzierung der vorhandenen Geräte - besprochen werden.
Im Zuge dessen sollten ebenfalls technische Verbesserungsmaßnahmen ins Auge gefasst werden. Neben der Bestandsaufnahme über die aktuelle Technik können Voraussetzungen für deren Verbesserung skizziert werden. Hier können Aspekte wie Hardware, Software, Netzwerke und Workflow-Prozesse genauer betrachtet werden. Als weiteren zentralen Punkt ist zudem die Druckflow-Optimierung zu nennen, wobei sich hier auf Aspekte wie die Einhaltung von Druckrichtlinien und einen möglichst effektiven Dokumenten-Workflow konzentriert wird.
Unterstützung in Datenschutz und Nachhaltigkeit durch Managed Print Services
Kostenreduzierung
Das Monitoringsystem registriert Druckaufträge und Materialverbrauch, wodurch überflüssige Aufträge minimiert werden. Zudem wird der Materialverbrauch erfasst und Materialien können bedarfsgerecht nachbestellt werden. Kosten durch ineffizient betriebene Geräte werden eliminiert und die nachhaltige Verwendung von Verbrauchsmaterialien angestrebt.
Nachhaltigkeit
Zudem wirkt sich Monitoring positiv auf die ökologische Bilanz aus. Die Verdeutlichung des Druckaufkommens sorgt dafür, dass nur essentielle Dokumente gedruckt werden, wodurch Material gespart wird und die Umwelt geschont wird. Häufig reduziert sich auch der Stromverbrauch, da veraltete Geräte durch neue, energieeffiziente ersetzt werden.
Datenschutz
Die Analyse der Druckerflotte kann Schwachstellen im Umgang mit sensiblen Daten aufzeigen und diese durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen beheben. Hierzu können beispielsweise die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten oder die Sicherung von Output-Devices durch Kennwörter gehören.
Effizienz
MPS sorgen für den Aufbau einer möglichst effizienten Druckumgebung. Druckaufträge werden an das standortnächste und am schnellsten verfügbare Gerät weitergeleitet, welches die Dokumente möglichst kosten- und ressourcensparend ausdruckt. Überflüssige Laufwege und Wartezeiten werden so reduziert.
Service
Zu dem Monitoring der Druckerflotte gehört in der Regel auch die Bereitstellung des passenden Services durch Verwaltung und Support des MPS-Anbieters. Hierdurch können auftretende Fehler zeitnah, erkannt und behoben werden und in Problem- oder Schadensfällen kann mit dem Anbieter Rücksprache gehalten werden.
Die individuellen Konditionen von Managed Print Services sind hier anbieterspezifisch, jedoch sind in den meisten Angeboten Hard- und Softwarelösungen sowie Reparatur- und Wartungsservices enthalten. Zu den Firmen, welche neben Druckern auch Managed Print Services anbieten, gehören beispielsweise Brother, Lexmark oder Xerox.
Output-Management in Unternehmen
Der Begriff Output-Management beschreibt die Verwaltung von analogen und digitalen Dokumenten in unternehmensinternen- und externen Kontexten. Der Begriff bezieht sich auf den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes, von der Erstellung, über Steuerung und Weiterverteilung- und bearbeitung. Output-Management beschäftigt sich demnach mit den vielfältigen Anforderungen rund um das Dokumentenmanagement. Managed Print Services können hier von Vorteil für ein erfolgreiches Output-Management sein.
Verbesserte IT-Sicherheit durch Managed Print Services
Moderne Output-Devices verfügen über eigene Betriebssysteme und Festplatten und senden, faxen und kopieren zudem vertrauliche und sensible Informationen. Durch ihre digitale Anbindung sind sie fester Bestandteil des betrieblichen IT-Netzwerks und sollten dementsprechend mit derselben Sorgfalt behandelt werden.
Oftmals werden Geräte wie Drucker, Kopierer oder Multifunktionsdrucker in IT-Sicherheitskonzepten vernachlässigt, jedoch sollten diese hier denselben Sicherheitsstandards unterliegen wie auch Server und Computer.
Um dies zu gewährleisten, können Geräte an die ISO Sicherheitsnorm 270001 angepasst werden. Diese soll die IT-Sicherheit in Unternehmen gewährleisten, wobei hier spezielle Anforderungen an die Sicherheitskonzepte gestellt werden.
Ein Vergleich mit den Voraussetzungen der Norm kann ebenfalls für die Offenlegung von möglichen Sicherheitsrisiken sorgen, welche somit eliminiert werden können. Um einen sicherheitsbewussten und verantwortungsvollen Umgang im Thema IT-Sicherheit nachzuweisen, können sich Unternehmen dafür zertfizieren lassen, dass sie dem durch die ISO-Norm vorausgesetzten Sicherheitsstandard entsprechen. So kann Kunden und Mitarbeitern vermittelt werden, dass ein sicherer und verantwortungsbewusster Umgang mit (sensiblen) Daten gepflegt wird.
Schutz der Systeme
In der Wahrung der Daten- und IT-Sicherheit ist vor allem das Setzen von sicheren Passwörtern zentral. Um den Schutz der Daten auf der Festplatte zu garantieren, empfiehlt sich zudem eine Kombination aus regelmäßiger Datenlöschung- und verschlüsselung.
Schutz der digitalen Daten
Der Schutz von digitalen Daten lässt sich vor allem durch die Etablierung von Authentifikationsparametern sicherstellen. Das meint unter anderem, dass nur berechtigte Geräte im Netzwerk betrieben werden dürfen und Auftraggeber sich vor dem Senden von digitalen Daten authentifizieren müssen. Zudem können Druckaufträge verschlüsselt gedruckt werden.
Schutz der gedruckten Dokumente
Um die Sicherheit von gedruckten Dokumente zu gewährleisten können beispielsweise Wasserzeichen verwendet werden, die nur beim Kopieren sichtbar werden. Auf diese Weise werden unautorisierte Kopien gekennzeichnet. Um die Berechtigung von Kopien aufzuzeigen, eignen sich zudem fortlaufende Nummern auf allen kopierten Seiten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Inanspruchnahme von Managed Print Services mit einer Reihe von Vorteilen einher geht. Durch MPS werden zeitaufwendige Prozesse reduziert und Arbeitsabläufe optimiert, wodurch effektiver und zielführender gearbeitet werden kann. Jedoch ist auch zu beachten, dass der Umstieg auf ein erfolgreiches MPS zeitweilig etwas länger dauern oder auch holprig verlaufen kann. Neben positiven Aspekten wie einer Kostenreduzierung oder einem nachhaltigem Umgang mit Verbrauchsmaterialien können durch eine Evaluierung der Druckerlandschaft ebenfalls Schwachstellen in der IT-Sicherheit auffallen, welche so schnellstmöglich behoben werden können. Demnach können Output-Devices hinsichtlich einer besseren IT-Sicherheit angepasst werden.
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