Kaffeevollautomat gebraucht kaufen: Worauf achten?

Die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten ist häufig mit hohen Kosten verbunden. Abhilfe schafft der Kauf eines gebrauchten Gerätes. Wir geben Tipps, worauf Sie als Unternehmen beim Erwerb achten sollten, und beleuchten die Alternativen Neukauf, Miete und Leasing.

Sie wollen eine Kaffeemaschine für Ihre Firma anschaffen, schrecken aber vor den hohen Kosten zurück? Dann bietet sich mit dem Kauf einer gebrauchten Kaffeemaschine ein Ausweg, denn dabei können Sie einen großen Teil des ursprünglichen Anschaffungspreises sparen. Allerdings ist ein Gebrauchtgerät nicht notwendigerweise ein Selbstläufer. Unter anderem müssen Sie darauf achten, dass Sie zu einem seriösen Anbieter greifen und von diesem ein voll funktionstüchtiges Gerät erhalten, das Ihre Erwartungen erfüllt. In diesem Ratgeber informieren wir Sie über die wichtigsten Punkte zum Thema Gebrauchtkauf.

Bei unseren Betrachtungen legen wir unser Augenmerk verstärkt auf den Kauf von gebrauchten Kaffeevollautomaten. Auch für den Erwerb anderer gebrauchter Kaffeemaschinen wie Mengenbrüher und Siebträgermaschinen können unsere Tipps und Hinweise unter Umständen hilfreich sein.

Was ist beim Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten zu beachten?

Der Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten bietet einige Vorteile – in erster Linie den, dass Sie gegenüber der Anschaffung eines Neugerätes einen beträchtlichen Teil der Kosten sparen können. Allerdings sollte die Entscheidung für ein gebrauchtes Gerät nicht aus dem Bauch heraus getroffen werden. Damit Sie im Nachhinein keine Enttäuschung erleben, sollten Sie beim Gebrauchtkauf auf einige entscheidende Punkte achten:

Kosten von gebrauchten Kaffeevollautomaten

Generell gilt, dass gebrauchte Kaffeevollautomaten im Gegensatz zu neuwertigen Geräten günstiger in der Anschaffung sind. Je nach Marke, Modell und Gerätealter können Sie dabei bis zur Hälfte des Originalpreises (oder sogar mehr) sparen. Geräte, die sich für den gewerblichen Einsatz eignen (z. B. im Büro) gibt es ab etwa 1.500 – 2.000 Euro. Pauschale Aussagen zu den Kosten, z. B. zur Preisspanne, gestalten sich jedoch schwierig, da der Preis von verschiedenen Faktoren abhängt, u. a.:

• Hersteller
• Alter des Geräts
• Zustand des Geräts (z. B. generalüberholt)
• Leistungsfähigkeit
• Anzahl der unterschiedlichen Getränke, die zubereitet werden können (z. B. Espresso, Milchkaffee, Cappuccino, Latte macchiato)
• Technische Ausstattung (z. B. mehrere Kaffeebohnenbehälter, Festwasseranschluss, Funktionalität und Einstellungs­möglichkeiten)

Folgekosten

Zu beachten ist, dass beim Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten unweigerlich Folgekosten entstehen. Deren Höhe ist mit ausschlaggebend dafür, ob sich der Kauf eines gebrauchten Gerätes lohnt oder ob Sie lieber zu einem neuen Kaffeevollautomaten greifen sollten. Folgekosten fallen an für:

• Reparaturen / Wartungen: Ältere Geräte sind anfälliger und müssen öfter gewartet werden. Gegebenenfalls müssen Sie Ersatzteile beschaffen. Die Kosten dafür sollten Sie unbedingt in Ihr Budget einplanen. Umso wichtiger ist es auch hier, ein Gerät aus den Händen eines seriösen Anbieters zu beziehen, anstatt von einem Privatverkäufer. So stellen Sie sicher, dass sich das Gerät in einem möglichst guten Zustand befindet und Sie von einer Gewährleistung oder Garantie profitieren.
• Stromkosten: Ältere Kaffeevollautomaten sind weniger energieeffizient als Geräte jüngeren Datums und verursachen entsprechend höhere Stromkosten.

Festzuhalten ist, dass sich der Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten aufgrund der niedrigeren Kosten vor allem für kleinere Unternehmen mit wenig Budget oder Betriebe in Neugründung lohnt. Größere Unternehmen, die die Anschaffungskosten stemmen können und einen Vollautomaten auf dem aktuellen Stand der Technik haben möchten, sollten auch die Anschaffung eines neuen Gerätes in Betracht ziehen. Alternativ können auch Finanzierungs­optionen wie Miete oder Leasing sinnvoll sein.

Vor- und Nachteile von gebrauchten Kaffeevollautomaten

Gute Technik zu geringen Kosten: Auch kleinere Unternehmen mit wenig Kapital haben beim Gebrauchtkauf die Möglichkeit, sich ein leistungsfähiges Gerät für die Kaffeeversorgung anzuschaffen. Der Erwerb eines gebrauchten Kaffeevollautomaten bietet aber noch weitere Vorteile:

Nachteile beim Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten

Allerdings hat der Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten auch einige Nachteile, die Sie einkalkulieren sollten. Zum einen ist die Geräteauswahl begrenzt. Wenn Sie ein spezielles Modell ins Auge gefasst haben, gehört einiges an Glück dazu, dass dieses auch als Gebrauchtgerät angeboten wird. Während Sie bei einem Neugerät die Möglichkeit haben, dieses an Ihre Wünsche und Anforderungen anzupassen (z. B. Ausstattung mit mehreren Bohnenbehältern), sind Modifikationen beim Gebrauchtkauf i. d. R. nicht möglich.

Ein weiterer Nachteil ist, dass gerade bei älteren Geräten wenig bis keine Ersatzteile auf dem Markt mehr verfügbar sind. Je nach Hersteller können diese auch vergleichsweise teuer sein. Die Ersatzteillage sollte vorab geklärt sein, damit Sie möglichst lange etwas von Ihrem Gerät haben. Auch gibt es bei gebrauchten Geräten lediglich eine verkürzte gesetzliche Gewährleistung von 12 Monaten, bei privaten Verkäufern hingegen wird häufig keine Gewährleistung angeboten. Zudem sind Sie für die Wartung und etwaige Reparaturen Ihres Kaffeevollautomaten selbst verantwortlich und müssen ggf. hierfür zusätzliche Kosten einplanen. Allerdings: Diesen Nachteil haben Sie i. d. R. auch beim Neukauf. Wenn Sie möglichst wenig (finanziellen) Aufwand bei der Wartung haben möchten, empfiehlt sich die Miete eines Neugerätes.

Steuern sparen bei Gebraucht- und Neukauf

Ob Gebraucht- oder Neukauf – Gewerbetreibende haben die Möglichkeit, die Kosten für Ihren Kaffeevollautomaten steuermindernd geltend zu machen. Für das Finanzamt spielt es keine Rolle, ob Sie Neu- oder Gebrauchtware erwerben. Wichtig ist lediglich, dass Sie diese bei einer gewerblichen Nutzung korrekt deklarieren. Abhängig vom Preis der (gebrauchten) Kaffeemaschine gibt es verschiedene Möglichkeiten, diese steuerlich geltend zu machen:

Liegt der Preis der Kaffeemaschine unter 800 Euro, kann diese als ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) vollständig im Anschaffungsjahr als Betriebsausgabe abgeschrieben werden. Liegt der Preis darüber, ist die Abschreibung u. a. über die Nutzungsdauer (gemäß AfA) möglich. Kaffeemaschinen über 1.000 Euro müssen aber immer über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. In beiden Fällen beträgt der Abschreibungs­zeitraum fünf Jahre. Auch laufende Materialkosten für Milch, Zucker & Co. können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.

Alternative zum Gebrauchtkauf: Neukauf

Auch wenn Ihnen wenig Kapital für die Anschaffung eines Kaffeevollautomaten zur Verfügung steht, ist ein Gebrauchtkauf nicht die einzige Option. Kaffeemaschinen können Sie beispielsweise mieten oder leasen. Aber auch ein Neukauf sollte nicht von vornherein ausgeschlossen werden, bietet dieser gegenüber dem Erwerb eines gebrauchten Geräts doch einige Vorteile. Damit Sie sich ein möglichst präzises Bild von den verschiedenen Finanzierungs­möglichkeiten schaffen können, nehmen wir an dieser Stelle sowohl den Gebraucht- als auch den Neukauf genauer in den Blick:

Vorteile beim Neukauf

Nachteile beim Neukauf

Der größte Nachteil beim Kauf eines neuwertigen Gerätes besteht sicher in den hohen Anschaffungskosten. Nicht selten betragen die Preise für einen Kaffeevollautomaten fürs Büro oder für die Gastronomie mehrere tausend Euro – ohne Zubehör. Je nach Modell, Leistung und Funktionalität können hierbei aber auch Summen bis ca. 20.000 Euro anfallen. Wenn wir auf andere Kaffeemaschinen schauen, bewegen sich Siebträgermaschinen in einem ähnlichen Preisbereich. Mengenbrüher sind etwas günstiger, können aber je nach Modell ebenfalls bis ca. 5.000 Euro kosten. Zwar sind neue Geräte immer auf dem aktuellen Stand der Technik, jedoch ist die Anschaffung einer fabrikneuen Maschine im Gegensatz zu einem gebrauchten Gerät nicht nachhaltig.

Tipps zur Anschaffung

Kaffeemaschinen für Büro und Betrieb sind preisintensive Geräte, vor allem Kaffeevollautomaten. Daher lohnt es sich besonders, Neu- und Gebrauchtkauf gegeneinander abzuwägen:

Alternativen zum Gebrauchtkauf: Miete und Leasing von Neugeräten

Das Mieten oder Leasen eines Neugerätes bietet ebenfalls eine Reihe von Vorteilen, aber auch hier müssen Sie gezwungenermaßen einige Nachteile in Kauf nehmen:

Miete einer Kaffeemaschine: Keine Verantwortung bei vollem Service

Aus unserer Sicht ist die Miete einer Kaffeemaschine eine sinnvolle Alternative zum Neu- oder Gebrauchtkauf. Gegen die Zahlung einer monatlichen Rate erhalten Sie das Recht, eine Kaffeemaschine zu nutzen. Allerdings müssen Sie sich dabei für längere Zeit an einen Anbieter binden, je nach Vertrag zwischen 6 und 72 Monaten. Beim Mietverhältnis bleibt der Vermieter Eigentümer der Kaffeemaschine, weshalb dieser sich auch um anfallende Reparaturen und Wartungen kümmert. Mitunter sehen Mietverträge einen regelmäßigen Austausch der Kaffeemaschine bzw. ein Upgrade auf ein aktuelleres Modell vor. Die Mietkosten für Ihre Kaffeemaschine lassen sich ebenfalls von der Steuer absetzen.

Leasing einer Kaffeemaschine: Bilanzneutrale Alternative

Beim Leasen einer Kaffeemaschine handelt es sich quasi um einen Kauf auf Zeit: Ähnlich wie bei der Miete werden auch hier monatliche Zahlungen in Form von Leasingraten fällig. Der Leasinggeber bleibt dabei Eigentümer der Maschine. Dies fördert die Bilanzneutralität Ihres Unternehmens, denn in Ihrer Unternehmensbilanz taucht die Kaffeemaschine nicht auf. Im Unterschied zur Miete sind aber Sie für die Wartung und Instandhaltung der Maschine verantwortlich. Dafür können Sie die Kaffeemaschine nach Ablauf des Leasingzeitraums gegen ein Entgelt vom Leasinggeber übernehmen. Auch die Leasingraten einer Kaffeemaschine können Sie als Unternehmen von der Steuer absetzen und dadurch Geld sparen.

Gewährleistung und Garantie: Das sollten Sie wissen

Beim Erwerb von Produkten stößt man früher oder später auf die Begriffe „Gewährleistung“ und „Garantie“. Nicht nur für den Neu-, sondern auch für den Gebrauchtkauf sind diese von Bedeutung. Beide beziehen sich auf Leistungen des Händlers nach dem Verkauf, jedoch ist nur die Gewährleistung gesetzlich zugesichert. Im Einzelnen:

Gesetzliche Haftung für Mängel dank Gewährleistung

Die Gewährleistung für einen gekauften Gegenstand wie einen Kaffeevollautomaten ist gesetzlich zugesichert. Wird ein unverschuldeter Mangel nach dem Kauf ersichtlich, können Sie Ihr Gerät zwei Jahre lang reklamieren oder ersetzen lassen. Die Gewährleistung deckt jedoch nur Mängel ab, die ein Gerät bereits zum Zeitpunkt des Kaufs hatte. Ist der Händler der Ansicht, dass ein Mangel erst nach dem Kauf der Kaffeemaschine entstanden ist, z. B. durch Ihr Verschulden, muss er dies im ersten Jahr des Gewährleistungszeitraums nachweisen.

Nach Ablauf des ersten Jahres kehrt sich die Beweislast um: Wird erst jetzt ein Mangel ersichtlich, müssen Sie als Käufer nachweisen, dass dieser bereits zum Kaufzeitpunkt bestanden hat. Da dies in der Regel sehr schwierig ist, sind Sie in solchen Fällen häufig auf die Kulanz des Händlers angewiesen.

Gewährleistung bei Gebrauchtkäufen: Gewerblicher Händler vs. privater Verkäufer

Auch beim Gebrauchtkauf ist die Gewährleistung wichtig. Im Gegensatz zu einem Neukauf beträgt diese lediglich 12 Monate. Auch haben private (d. h. nicht gewerbliche) Verkäufer die Möglichkeit, die Gewährleistung auszuschließen. Dies steht meistens im Verkaufstext eines Produktes. Somit ist der Kauf einer preisintensiven Kaffeemaschine bei Privatverkäufern (z. B. über Online-Portale wie eBay) eher kritisch zu sehen.

Garantie als Zusatzangebot von Händlerseite

Im Gegensatz zur Gewährleistung ist die Garantie eines Produktes nicht gesetzlich festgelegt. Vielmehr handelt es sich um eine freiwillige Leistung des Händlers. Zwar gilt die Garantie oftmals auch für selbstverschuldete Defekte, jedoch können Verkäufer über den Garantiezeitraum und -umfang selbst entscheiden. Somit bieten zwar viele Verkäufer eine Händlergarantie an, diese kann jedoch sehr unterschiedlich ausfallen. Besonders bei preisintensiven Anschaffungen wie einem Kaffeevollautomaten lohnt sich hier ein genauer Blick.

tradingtwins-Tipp: Mit Fachhändlern sind Sie auf der sicheren Seite!

„Ein Gebrauchtkauf kann gerade für Personen ohne jegliche Vorkenntnisse in Bezug auf Kaffeeautomaten oder andere Kaffeemaschinen wie Siebträgermaschinen schnell zu einem finanziellen Debakel werden. Versteckte Mängel machen sich häufig erst nach dem Kauf bemerkbar – meistens dann, wenn man auf eine verlässliche und reibungslose Funktion (etwa in der Gastronomie) angewiesen ist. Daher sollte man sich beim Gebrauchtkauf am besten von jemandem beraten lassen, der detaillierte technische Kenntnisse von Kaffeevollautomaten, Siebträgermaschinen etc. hat. Anstatt auf eigene Faust über z. B. Kleinanzeigen eine gebrauchte Maschine zu erwerben, sollten Sie sich besser direkt an einen seriösen Anbieter wenden, bei dem Sie neben der Gewährleistung auch noch eine Garantie für Ihr Gerät erhalten.“

Matthias

tradingtwins Redaktion

Fazit: Neu- oder Gebrauchtkauf – Was eignet sich für Sie?

Die Frage, ob sich ein Gebraucht- oder Neukauf besser für Ihr Unternehmen eignet, ist pauschal nicht zu beantworten. Jeder Gewerbetreibende stellt unterschiedliche Ansprüche an eine Kaffeemaschine und hat andere Prioritäten. Sowohl Gebraucht- als auch Neukauf sind aber Optionen, über die man ernsthaft nachdenken sollte. Beim Neukauf erwerben Sie ein hochfunktionales Gerät, über das Sie frei verfügen können. Dank der Möglichkeit zur steuerlichen Absetzung lässt sich dabei bares Geld sparen. Wenn Ihnen die Anschaffungskosten zu hoch sind, empfehlen sich die Alternativen Miete oder Leasing.

Der Kauf eines gebrauchten Kaffeevollautomaten hingegen ist gerade auch für kleinere Unternehmen zu empfehlen, die hohe Anschaffungskosten vermeiden möchten. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre Anforderungen konkretisieren und sich mit den wichtigsten Fragen auseinandersetzen, die beim Gebrauchtkauf auftreten. Auch hier haben Sie die Möglichkeit zur steuerlichen Absetzung. Sowohl der Gebraucht- als auch der Neukauf bieten damit eigene Vor- und Nachteile, die es abzuwägen gilt. Die breite Auswahl an Finanzierungs­optionen gewährleistet, dass jedes Unternehmen die für sich passende Kaffeemaschine finden kann.

Häufige Fragen

Das könnte Sie eben­falls interes­sieren:

Kaffeemaschinen

Kaffeevollautomat fürs Hotel

Wir erklären Ihnen, warum Kaffeevollautomaten für Hotels ein echter Gewinn sind.

Kaffeevollautomat fürs Hotel

Kaffeemaschinen

Kaffeemaschine für die Bäckerei

Wir informieren, welche Arten von Kaffeemaschinen sich für Bäckereien eignen.

Kaffeemaschine für die Bäckerei